GESCHÄFTSPROZESSE SMART DIGITALISIERT MIT GAPTEQ

Von Rechnungsprüfung und Forecasting bis hin zur Steuerung mehrjähriger Launching-Projekte. Inklusive Workflows, BI und Fortgeschrittener Analysen.

Mit über 120 kostengünstigen Produkten in Topqualität für den Einsatz in der Praxis, Klinik und Selbstmedikation bietet die PUREN Pharma GmbH & Co. KG ein umfassendes Spektrum für fast alle relevanten Therapieoptionen. Mit GAPTEQ hat das erfolgreiche Pharmaunternehmen digitale End-to-End Geschäftsprozesse umgesetzt, zu denen auch fortgeschrittene Analysen mit zahlreichen internen und externen Datenarten gehören. Das spart viel Zeit und sichert die hohe Qualität von Prozessen und Informationen.

HIGHLIGHTS

  • Komplexe Geschäftsprozesse digitalisiert, automatisiert und standardisiert
  • Transparente Workflows, aktive Nutzerführung mit Warnfunktionen
  • Anwenderfreundliche Nutzeroberfläche für ausgefeilte BI- und ML-Architektur
  • Schnelle Analyse und übersichtliche Visualisierung von Daten
  • Flexible Integration diverser Vorsysteme und Dateiformen
  • Effiziente und sichere Rechnungsprüfung und -Bearbeitung
  • Präziser Forecast mit maschinellen Vorschlagswerten
  • Sichere stragische und operative Steuerung mehrjähriger Launching-Projekte
  • Einheitliches Web-Portal mit zentraler Datenbasis für alle Fachbereiche
  • Valide Daten und Ergebnisse durch Automatisierung
  • Excel-Insellösungen reduziert
  • Investitionssichere, einfach skalierbare Standardsoftware

HERAUSFORDERUNG

Generika von PUREN tragen entscheidend dazu bei, dass hochwertige Arzneimittel für jeden bezahlbar bleiben. In diesem Rahmen hat PUREN zudem zahlreiche Rabattverträge mit Krankenkassen abgeschlossen. Die Verwaltung der Verträge und der einzelnen Abschlagszahlungen an die Krankenkassen wurde für das erfolgreiche Pharmaunternehmen jedoch immer komplizierter. Problematisch war vor allem, dass in einzeln geführten Excel-Listen der direkte Bezug zwischen den in den Apotheken getätigten Umsätzen und den monatlich, quartalsweise oder jährlich verrechneten Abschlagszahlungen an die Krankenkassen fehlte.

Bei bundesweiten Verträgen mit rund 150 Krankenkassen, in denen u.a. unterschiedliche Abrechnungs-Zyklen, Rabatte und Dateiformate der Kassen zu berücksichtigen waren, entstand erheblicher manueller Aufwand für die Erfassung und Bearbeitung der Daten in einer Vielzahl von Excel-Dateien. Das zuständige Team Data Science & Business Intelligence wollte den Prozess daher automatisieren und suchte nach einer Lösung, die einen einfach steuerbaren Freigabeworkflow für die Rechnungsbearbeitung mit einer zentralen Datenhaltung und Rechnungsprüfung im Backend verbindet. Die Systemlösung sollte flexibel und nach Bedarf skalierbar sein, um die wachsenden Anforderungen des Pharmaunternehmens dauerhaft abdecken zu können.

LÖSUNG

Mit GAPTEQ als Web-Frontend für den Microsoft SQL Server hat PUREN seine Lösung für anspruchsvolle Geschäftsprozesse gefunden. Das Projektteam hat im ersten Schritt eine prozessorientierte BI-Plattform für die Bearbeitung der Abschlagsrechnungen realisiert und diese dann in Folgeprojekten systematisch zum umfassenden Portal für alle Fachbereiche ausgebaut. Grundlage der Informations- und Analyseprozesse ist ein zentrales Data Warehouse auf Basis des Microsoft SQL Servers. Für die Auswertung der Daten werden außerdem je nach Bedarf OLAP-Analysen mit den Microsoft Analysis Services und Power BI sowie ML-Funktionalität (Machine Learning) aus der Cloud genutzt.

Bei der ersten Implementierung half ein Berater des GAPTEQ-Partners QUNIS. Durch das einfache Handling von GAPTEQ konnte das interne Projektteam von PUREN dann schnell eigenständig weitere Module umsetzen. Inzwischen sind neben einigen Detail-Anwendungen vor allem drei zentrale Geschäftsprozesse in GAPTEQ abgebildet:

1. Transparenter Prüf- und Freigabeworkflow für Abschlagsrechnungen

Was die Sachbearbeiter in der Buchhaltung früher einzeln in Excel und auf Papier erledigen mussten, läuft heute größtenteils automatisiert. Abschlagsrechnungen der Krankenkassen in verschiedensten Dateiformaten werden maschinell in GAPTEQ eingelesen und vom System geprüft. Die integrierte Power BI-Datenbank gleicht dafür Umsatz- und Absatzdaten sowie bereits geleistete Abschlagszahlungen, die per Schnittstelle aus dem ERP-System importiert werden, mit den Rechnungsdaten ab.

Automatisierte Datenströme sorgen für zuverlässige Ergebnisse, auf deren Basis dann der Workflow in GAPTEQ angesteuert wird. Gemäß der hinterlegten Matrix, z.B. je nach Höhe der Zahlungssumme, gelangt die Rechnung nach Freigabe durch die Sachbearbeiter oder ihre Vorgesetzten zur Zahlung an die Abteilungen Customer Service und die Finanzbuchahltung.

Das Tracking und die Bearbeitung der zahlreichen Rabattverträge konnte PUREN so in einem übersichtlichen Standard-Workflow mit den Aktionen „Eingabe, Prüfung, Signatur, Zahlung“ umsetzen. Die Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen werden in der anwenderfreundlichen GAPTEQ-Umgebung sicher durch ihr Tagesgeschäft geführt, während aufwändige Arbeitsroutinen wie Datenimport, Berechnungen, Datenabgleich und Validierung automatisch im leistungsstarken Backend ablaufen.

2. Präziser Forecast für langwierige Bestell- und Lieferketten

Arzneimittel müssen für die Patienten jederzeit in ausreichender Menge verfügbar sein – in der globalisierten Pharmabranche sind jedoch lange Bestell- und Lieferketten üblich. So sind für Produkte, die PUREN Pharma von seiner indischen Muttergesellschaft bezieht, Vorlaufzeiten von bis zu sechs Monaten einzuplanen. Ein möglichst präziser Forecast der erwarteten Absatzzahlen als Grundlage für punktgenaue Besellungen ist daher erfolgsentscheidend.

Im Rahmen des „Tender Managements“ hat das interne BI-Team dafür mit GAPTEQ eine Plattform für Planung und Forecast realisiert, die sich vom Vertrieb über das Bestands- und Produkmanagement bis zum Einkauf durchzieht. Durch maschinell erzeugte Vorschlagswerte erreicht PUREN dabei eine sehr hohe Forecast-Genauigkeit. Die Vorschlagswerte werden mit Machine-Learning-Funktionalität aus der Cloud in drei verschiedenen Algorithmen berechnet. Neben den historischen ERP-Daten fließen u.a. auch externe Marktdaten aus den Apotheken in die Kalkulationen ein. Die Planer können die Vorschlagswerte in ihren GAPTEQ-Planmasken dann übernehmen oder manuell anpassen. Durch übersichtlich visualierte Berichte, die z.B. die Entwicklung der Umsatzdaten und Marktanteile zeigen, werden sie bei ihrer Entscheidungsfindung unterstützt und können gegebenfalls Abweichungen vom Vorschlag fundiert herleiten und begründen.

Während früher Produktprognosen in Tausenden von Excel-Dateien gepflegt wurden, wird der Forecast heute in der leistungsfähigen Systemumgebung effizient und zuverlässig erstellt und täglich aktualisiert. Das Supply Chain Management kann für seine monatlichen Bestellungen auf sehr präzise Verkaufsprognosen im GAPTEQ-Portal zugreifen.

3. Strategische und operative Steuerung der Produktlaunches

GAPTEQ unterstützt zudem sämtliche Prozesse rund um die Portfolio-Planung und die Einführung neuer Produkte. Sowohl die Entscheidungsfindung als auch die Umsetzung von Produkt-Launches wird dabei mit allen involvierten Fachbereichen in der einheitlichen Systemumgebung gesteuert. Da es sich um langfristige Projekte handelt, sind hier vor allem der hohe Standardisierungsgrad und die nachvollziehbare systemgestützte Dokumentation entscheidende Vorteile. Die Systemlösung reduziert damit die Risiken durch Spezialwissen, das an einzelne Mitarbeiter gebunden ist, und fördert stattdessen die unternehmensweite Zusammenarbeit im mehrjährigen Projekt durch standardisierte Prozesse und klar definierte Workflows.

Der Launching-Prozess startet bei PUREN mit dem Monitoring auslaufender Patente. Der Zeithorizont bis zum Patent-Verfall der überwachten Produkte beträgt im Schnitt fünf bis sechs Jahre. Um erfolgsversprechende Kandidaten für die eigene Generika-Produktpalette zu ermitteln, werden dabei im System Business Cases durchgespielt und Szenarien mit vielfältigen Annahmen gebildet. Typische Parameter sind beispielsweise Marktdaten zu Absatz und Umsatz in den Apotheken, mögliche Verpackungsgrößen, verschiedene Rabattverträge, Zertifizierungs- und QM-Kosten, usw. Durch die mächtige Analyse-Power im Backend können die Fachanwender im Verlauf der Zeit auch jederzeit Szenarien mit veränderten Rahmenbedingungen oder Auswertungen der „Pipeline“ auf Knopfdruck erstellen.

Die Entscheidung für einen Produktlaunch fällt so auf der Basis genauer Zahlen und Fakten. Die operative Umsetzung eines Launches, der sich wiederum über rund 18 Monate ziehen kann, wird dann ebenfalls in GAPTEQ gesteuert und dokumentiert. Ab diesen Zeitpunkt wird das Projekt zu einem unternehmensweiten Workflow-Thema. GAPTEQ sorgt mit transparenten Abläufen und Alerts für die sichere und effiziente Abwicklung des komplexen Prozesses. Alle Abteilungen arbeiten dabei mit einheitlichen Material-Stammdaten aus dem zugrundeliegenden Data Warehouse.

ERGEBNIS

PUREN Pharma hat mit GAPTEQ zentrale Geschäftsprozesse automatisiert. Durch die Gestaltung digitalisierter End-to-End-Prozesse und die Integration unterschiedlichster Datenformen wurden die Effizienz und Qualität von Abläufen und Informationen erheblich gesteigert. Individuelle Anforderungen des Pharmaunternehmens konnten dabei flexibel in einem standardisierten Microsoft-Umfeld abgebildet werden. Entstanden ist ein unternehmensweites Portal für alle Nutzergruppen und verschiedene Themen.

Ein wesentlicher Vorteil ist, dass GAPTEQ sowohl als einfach bedienbares Web-Frontend für die leistungsstarke Analyse-Architektur dient und zugleich mit dezidierter Workflow-Funktionalität die unternehmensweite Zusammenarbeit und Kommunikation unterstützt. Sämtliche Nutzer arbeiten dabei auf einer zentralen Datenbasis, und sämtliche Eingaben sind nachvollziehbar im System dokumentiert.

Das Projektteam von PUREN kann die GAPTEQ-Umgebung jederzeit selbst weiter ausbauen, verschiedenste Daten integrieren, Eingabe-Formulare und Reports gestalten und Workflows mit dezidierten User-Berechtigungen definieren. Das Team hat mit GAPTEQ noch viel vor. Im nächsten Schritt sollen Prozesse für die Vertragsverwaltung, die Einkaufspreis-Steuerung und das Qualitätsmanagement umgesetzt werden. Die Microsoft Standardlösung, die bereits heute On-premise- und Cloud-Produkte in einer Hybrid-Architektur kombiniert,  gewährleistet dabei einen jederzeit bedarfsgerecht skalierbaren und kosteneffizienten Systemausbau.

MIT GAPTEQ HABEN WIR KOMPLEXE GESCHÄFTSPROZESSE UNTERNEHMENSWEIT AUTOMATISIERT. BASIS IST EIN ZENTRALES INFORMATIONS- UND ANALYSE-PORTAL, IN DAS WIR JEDERZEIT WEITERE NUTZER UND DATENQUELLEN ODER NEUE ON-PREMISE- UND CLOUD-TECHNOLOGIEN EINBINDEN KÖNNEN.

Mehr Referenzbeispiele

Mitarbeiterlaufzettel

Zeiterfassung & Auslastungsforecast

GAPTEQ Referenz Suedpack

Absatzplanung

Umsatzmeldung & Inventarisierung