Operative Prozesse mit GAPTEQ revisionssicher im Griff
Flexibles Web-System für Audits, Kassenbuch und Inventur.
Der Kunde
HANS IM GLÜCK serviert in seinen Burgergrills täglich frische Zutaten in bester Qualität und wächst mit Eigen- und Franchise-betrieben schnell.
Das Projekt
Ersatz von Excel für Audits, Kassenbuch und Inventur.
Herausforderung
HANS IM GLÜCK ist eine schnell wachsende Gastronomie-Kette und setzt in seinen Burgergrills auf täglich frische Zutaten und beste Qualität. Das moderne Konzept ist erfolgreich und die Anzahl der Eigen- und Franchise-Betriebe wächst schnell. Ab einer gewissen Firmengröße war der Austausch von Excel-Dateien per E-Mail in Verwaltungsprozessen zu zeitaufwändig und auch hinsichtlich der rechtlichen Vorgaben in der Gastronomie zu intransparent. Standardisierte Branchenlösungen dagegen waren zu unflexibel und teuer. HANS IM GLÜCK benötigte daher eine einfach skalierbare IT-Lösung, die dezentrale Prozesse effizient und revisionssicher unterstützt.
Lösung
Mit dem Microsoft SQL Server und GAPTEQ hat das Unternehmen in wenigen Monaten eine individuelle Web-Lösung umgesetzt, die im Sinne eines ERP-Systems operative Prozesse auf zentraler Datenbasis unterstützt. Als erster Baustein wurde im Rahmen einer universitären Bachelor-Arbeit ein Audit-Modul entwickelt. Anhand eines Audit-Katalogs in GAPTEQ, der durch zentrale Updates einfach aktualisiert werden kann, werden damit alle Betriebe regelmäßig auf die Firmenstandards hin geprüft. Die Betriebsleiter dokumentieren ihre entsprechenden Maßnahmen dann online im vordefinierten Web-Formular.
Ein weiteres Modul ist das digitale Kassenbuch, in dem die Betriebsleiter ihre realen Tageseinnahmen eintragen und mit den jeweiligen Kassendaten abgleichen. Mit einem fixierten Kassenabschlag generiert das System dann am Folgetag die gesetzlich geforderten Tagesabschlüsse, die wiederum zu Monatsabschlüssen kumuliert werden. Damit sind alle Abschlüsse valide, nachvollziehbar und sofort zentral verfügbar. Auch die Excel-basierte Inventur wurde durch ein GAPTEQ-Modul ersetzt, das die monatliche Bestandsaufnahme durch Formulare und automatischen Berechnungen unterstützt.
„Wir können unsere GAPTEQ-Lösung flexibel in eigenregie weiter ausbauen und neue Betriebe sowie Franchise-Partner schnell in GAPTEQ einbinden.“
Die Web-Lösung ist eng in die vorhandene Systemlandschaft integriert. Sie bezieht per Schnittstellen Live-Daten aus dem Kassensystem und aus Excel-Dateien sowie Stammdaten aus dem CRM-Tool und beliefert das nachgelagerte BI-System mit Audit-Daten. Die Umsetzung der Applikation erfolgte mit agiler Entwicklung und schnellem Rollout, wobei zunächst nur fünf Betriebe eingebunden wurden, um deren Feedback für die praxisorientierte Weiterentwicklung zu nutzen.
Ergebnis
GAPTEQ ist bislang bei den Eigen- und Gastrobetrieben an rund 30 Standorten im Einsatz, im nächsten Schritt sollen auch die Franchise-Partner dazukommen. Die Betriebs- und Regionalleiter können sowohl mit ihren Tablets auf die Anwendung zugreifen als auch im Backoffice von einem PC in einem Webbrowser. Damit können sie ihre administrativen Aufgaben nun in einer einzigen, einfach bedienbaren Applikation erledigen. Die aktuellen Daten stehen zentral zur Verfügung, und die Regionalleiter und der Auditor können auch unterwegs überall per Web auf ihre Daten zugreifen. Alle Beteiligten können sich dabei auf Compliance-konforme, valide und revisionssichere Informationen verlassen.
Einen wichtigen Vorteil sieht das Unternehmen darin, dass es seinen Franchise-Partnern ein smartes System anbieten kann, das zum modernen Geschäftskonzept passt und die Attraktivität für Partner noch erhöht.
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