Effiziente Geschäftsprozesse mit GAPTEQ bei Magic Parcel

HERAUSFORDERUNG

Die Kunden von Magic Parcel sind Webshop-Betreiber mit unterschiedlichstem Warenangebot. Magic Parcel kümmert sich um ihren gesamten Warenfluss, von der Boxenlagerung im vollautomatisierten AutoStore über die Kommissionierung der Webshop-Bestellungen bis zur Verpackung und dem Versand.

Diese Prozesse werden mit modernsten IT-Systemen wie dem AutoStore-Lagersystem oder dem Warenwirtschaftssystem unterstützt. Für Auswertungen und gemeinsame Datenansichten aus den operativen Systemen fehlte jedoch eine geeignete IT-Lösung. Magic Parcel ist ein innovatives, schnell wachsendes Unternehmen – mögliche Datenquellen, der Analysebedarf sowie Steuerungskennzahlen für die Prozessoptimierung kristallisieren sich erst allmählich heraus und können sich schnell ändern.

Alexander Müller, der Gründer und Inhaber von Magic Parcel, suchte daher nach einer flexiblen IT-Lösung, mit der er selbst Daten aus diversen Vorsystemen zusammenführen und intuitiv Datenansichten erstellen kann. Die eigenständige, interne Entwicklung war dem Webshop-Experten wichtig, um seine Vorstellungen direkt umsetzen und jederzeit nach Bedarf Anpassungen und Erweiterungen vornehmen zu können.

Nach einer Produktrecherche entschied sich der Unternehmer für GAPTEQ als smarte Weblösung, um vorhandene Daten zu verbinden, anzuzeigen und in SQL-Datenbanken zurückzuschreiben. Durch zahlreiche weitere Funktionalitäten von GAPTEQ hielt sich Alexander Müller dabei alle Möglichkeiten offen, die Webplattform beliebig für interne Anwendungen auszubauen.

LÖSUNG

Seit der Implementierung im Dezember 2020 hat Alexander Müller die Potenziale von GAPTEQ intensiv erkundet und genutzt. Nach schnellem Start mit der ersten Datenansicht ist in wenigen Monaten eine umfassende Intranet-Umgebung mit verschiedensten Applikationen entstanden. Ausgangspunkt war die Verbindung mehrerer Datenquellen, um spontan Fragen zu beantworten wie „Welcher Artikel muss nachbestellt werden? Welcher ist wo am meisten nachgefragt?“ Alexander Müller hat die Webplattform im Alleingang entwickelt. Aufkommende Detailfragen konnten jeweils schnell mit dem GAPTEQ Support geklärt werden.

Inzwischen sind folgende Module erfolgreich im Betrieb:

1. Artikelverwaltung
Die Mitarbeitenden können an zentraler Stelle Artikellisten einsehen und gemeinsam pflegen. Dabei geht es z.T. um detaillierte Angaben wie Lebensmittel-Zutatenlisten, die regelmäßig aktualisiert werden und sich schnell ändern können. Änderungen werden durch automatisierte E-Mails an die Zielgruppen verteilt. Auch die E-Mail-Adressen werden in GAPTEQ gepflegt.

2. Lagerverwaltung
Die Mitarbeitenden in der Lagerhalle können auf dem Tablet Aufträge verbuchen, die Historie einsehen oder Abweichungen prüfen. Auf Basis der Buchungen sind detaillierte Bestandsauswertungen möglich.

3. Kommissionierung von Bestellungen
Die Bestellungen an den AutoStore können in der GAPTEQ-Ansicht einfach kommissioniert werden. Roboter stellen die gewünschten Artikel dann unter Beachtung von Vorgaben wie Chargennummer und Haltbarkeitsdatum zusammen und bewegen sie vollautomatisch durch das Lager. Auch hier sind vielfältige Analysen möglich. So helfen beispielsweise Kennzahlen zur Performance an den einzelnen Ports oder zur Bearbeitung von Peaks bei der gezielten Personal-Einsatzplanung.

4. Reklamationsmanagement
Reklamationen werden auf Basis eines Eingabedialogs strukturiert erfasst und ausgewertet. Bei der Entwicklung dieser Anwendung stand vor allem die Konzeptionierung effizienter Bearbeitungsprozesse und geeigneter Steuerungskennzahlen, aus denen gezielte Maßnahmen abgeleitet werden können, im Vordergrund.

5. Verwaltung von Druckaufträgen
Die Mitarbeitenden der internen Druckerei können per Tablet Druckaufträge für Aufkleber, Banderolen, Flyer usw. eingeben und verwalten.

6. Helpdesk
Eine spezielle Helpdesk-Applikation wurde durch GAPTEQ abgelöst. Die Mitarbeitenden können nun eigenständig Hilfethemen und FAQ im Intranet eingeben und recherchieren.

ERGEBNIS

Mit GAPTEQ wurde die angestrebte einheitliche Datensicht auf Basis verschiedener Vorsysteme geschaffen. Zahlreiche Excel-Listen und kleine Spezialsysteme konnten so ersetzt werden. Alle wichtigen Vorgänge sind nun im Intranet verfügbar und können überall auch auf dem Tablet bearbeitet werden. Der direkte Zugriff auf Produktivsysteme wie z.B. das Warenwirtschaftssystem ist im Tagesgeschäft kaum noch nötig.

Alexander Müller konnte in kurzer Zeit zentrale Geschäftsprozesse wie die Artikel- und Lagerverwaltung, die Bestellung und Kommissionierung sowie das Reklamationsmangement in der einheitlichen GAPTEQ-Umgebung abbilden. Er betont die einfache Handhabung: „Vom ersten Tag an kann man mit GAPTEQ Datenquellen zusammenführen, Datenansichten definieren und auf alle SQL-Tabellen zugreifen. Flexible Datenabfragen erstelle ich einfach per Drag&Drop.“

Auch für den weiteren Ausbau des Intranets gibt es noch viele Ideen. Kleinere Applikationen, beispielsweise zur zentralen Ablage von Betriebsanleitungen, sind dann kurzfristig verfügbar. Als größeres prozessorientiertes Modul ist ein Retourenmanagement geplant, das auf das Reklamationsmanagement aufsetzt. Auch der geregelte Datenzugriff für externe Kunden soll künftig ermöglicht werden.