FLEXIBLE WIRTSCHAFTSPLANUNG BEIM IT-DIENSTLEISTER DANK GAPTEQ

HIGHLIGHTS

• Alle Einkaufs- und Verkaufsdaten der Kundenaufträge im Überblick
• Zentrale Verfügbarkeit von Daten und Auswertungen in einem System
• Einfache Erfassung von Einnahmen und Kosten
• Intuitive Gestaltung des Eingabetools
• Detaillierte und flexible Wirtschaftsplanung
• Integriert in Microsoft Reporting Services
• Reports für Kunden auf Knopfdruck
• Einfache Entwicklung der Lösung im Fachbereich

HERAUSFORDERUNG

Die ITEBO-Unternehmensgruppe konzeptioniert, vertreibt und betreut seit über 20 Jahren moderne IT-Lösungen für die öffentliche Hand. Als Digitalisierungspartner mit eigenem Rechenzentrum bietet ITEBO unter anderem Managed IT, Lizenzvertrieb und Applikationsbetreuung für Städte, Gemeinden und Landkreise.

Um Einnahmen, Kosten und Margen der IT-Dienstleistungen dezidiert darstellen zu können, suchte der Servicebereichsleiter der Abteilung DMS und E-Services Henning Köster eine einfach steuerbare Softwarelösung zur Eingabe, Kalkulation und Auswertung der Finanzdaten. Die Einkaufs- und Verkaufsdaten lagen vorher getrennt in einzelnen Excel-Sheets vor und mussten zur Auswertung mühsam zusammengetragen werden. Eine flexible Wirtschaftsplanung war damit kaum möglich.

LÖSUNG

Nach einer Marktrecherche und ersten Versuchen mit der Testversion wurde GAPTEQ als individuell gestaltbares Eingabetool für den vorhandenen Microsoft SQL Server ausgewählt. Ein wichtiges Argument war, dass die Fachabteilung mit der Low-Code-Plattform keinen Webentwickler benötigte und ihre Applikation selbst nach Maß aufsetzen konnte.

Der Servicebereichsleiter hat mit GAPTEQ eine individuelle Weboberfläche zur Eingabe der Finanzdaten gestaltet. Die Kunden-Stammdaten dafür werden automatisch aus dem angebundenen SQL Server geladen. Basis der erfassten Finanzdaten sind die in SAP geführten Eingangs- und Ausgangsrechnungen des Unternehmens, ergänzt z.B. um interne Leistungsverrechnungen des hauseigenen Rechenzentrums. Die Kostenträger- und Kostenstellenstruktur aus SAP wurde in GAPTEQ in tieferen Detailgrad mit weiter untergliederten Leistungen abgebildet.

Im zweiten Ausbauschritt wurde die Finanzsicht zudem um eine Auswertung der verwendeten Server im Rechenzentrum ergänzt. Die Server-Zuordnung von Kunden und Dienstleistungen, die auch in Verbindung mit den Finanzdaten betrachtet werden können, gibt einen ständig aktuellen Überblick über die internen Kosten und zugehörige Ertragsmargen.

ERGEBNIS

Die eingegebenen Daten sind in GAPTEQ sofort für alle Anwender verfügbar. Statt in einzelnen Excel-Dateien stehen die Einnahmen, Ausgaben und Margen zu Kunden und IT-Dienstleistungen nun vollständig in der Web-Applikation mit zentraler Datenbank bereit. Auf dieser Basis kann auch die jährliche Wirtschaftsplanung detailliert erstellt, einfach verändert und schließlich der Geschäftsführung und dem Aufsichtsrat zur Verfügung gestellt werden.

ITEBO nutzt die Datenbank-Integration von GAPTEQ auch zur Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten in der vorhandenen Microsoft-Reportingumgebung. Durch die Weiterleitung der GAPTEQ-Daten in die Microsoft Reporting Services können heute beispielsweise auf Knopfdruck Berichte mit Lizenzübersichten für die Kunden generiert werden. Als Web-Frontend für die komfortable Dateneingabe hat sich GATPEQ so als ideale Ergänzung der Microsoft-Berichtsumgebung erwiesen, um neue Daten einzusteuern und das Reporting anzureichern. Aber auch die Möglichkeit der automatischen Datenübernahme aus anderen Systemen in die GAPTEQ-Umgebung sieht der Servicebereichsleiter als interessante Option für weitere Ausbauschritte.