Informationsdrehscheibe für alle Mitarbeiter basierend auf GAPTEQ

HIGHLIGHTS

• Individuelles Publikations- und Autorensystem
• Nutzung in allen Unternehmensbereichen: Management, Finanzen, Personal, Vertrieb, Produktion
• Schnelle interne Entwicklung
• Einheitliches System für Informationen und Arbeitsprozesse
• Integration unterschiedlicher Datenquellen
• Effiziente Verteilung von Finanzberichten und operativen Daten
• Standardisierte Gestaltung von Content und Workflows
• Stabile, robuste Webplattform
• Intuitive Bedienung, kaum Schulungsaufwand für die Nutzer

HERAUSFORDERUNG

Die HOLZMANUFAKTUR wurde im Jahr 1979 als Schreinerkollektiv mit hohen sozialen Standards gegründet, was die Firmenphilosophie bis heute prägt. Wichtig ist dem Unternehmen die offene interne Kommunikation. So sollen beispielsweise alle Mitarbeitenden Finanzinformationen und das Auftragsbuch einsehen können, um sich ein Bild von der Unternehmensentwicklung zu machen.

Auch ein internes Wiki ist Teil der Informationslandschaft. Hier haben die Mitarbeitenden nicht nur lesenden Zugriff, sondern liefern selbst Beiträge und Kommentare. Das eingesetzte Content Management System (CMS) war allerdings für das Konzept der verteilten Autoren zu kompliziert und für die hohe Dynamik der Inhalte zu schwerfällig. Und die vorhandene BI-Lösung sollte nur im Management und im Finanzbereich genutzt werden.

Bernd Lauer, als Geschäftsführer zuständig für die Bereiche IT, Finanzen und Personal, war daher schon länger auf der Suche nach einer passenden IT-Lösung. Bei seiner Recherche überzeugte ihn das Softwarekonzept von GAPTEQ auf Anhieb: „Mit der intuitiv gestalteten Low-Code-Plattform können wir unsere gewünschten Anwendungen selbst entwickeln. Die faire Lizenzpolitik von GAPTEQ in Kombination mit unseren Microsoft SQL-Datenbanken entspricht genau unseren Vorstellungen“.

LÖSUNG

Schon beim Test der FREE-Version zeigte sich, dass mit GAPTEQ eine umfassende Informationsplattform aufgebaut werden kann. Bernd Lauer investierte daher zunächst einige Zeit in die Entwicklung eines Styleguides und eines Frameworks für die Anwendung der HOLZMANUFAKTUR als Vorlage. Mit einem GAPTEQ-Template, das u.a. einheitliche Stammdaten als Auswahllisten vorgibt, konnte dann ein Werksstudent ohne Programmierkenntnisse alle gewünschten Applikationen samt Workflows und Zugriffsrechten innerhalb von vier Wochen konsistent aufsetzen.

Die Einfachheit und die Geschwindigkeit der Umsetzung hat auch den erfahrenen Wirtschaftsinformatiker Bernd Lauer überrascht: „GAPTEQ ist übersichtlich gestaltet und die Entwicklung intuitiv geleitet. Wir hatten die ersten Module schneller in Betrieb als gedacht und haben dann einfach nach Bedarf weitere Anwendungen umgesetzt.“

Als Datenpool für GAPTEQ dient ein Data Warehouse mit mehreren Microsoft SQL Servern, in dem Daten aus dem ERP-System Sage, aus QLIK und aus anderen Datenquellen zusammenlaufen. Über das rückschreibefähige Frontend GAPTEQ können die Anwender auf die verdichteten Informationen zugreifen und zugleich auch selbst Beiträge und Kommentare verfassen.

Transparente Informationen und Prozesse
Als erste Anwendungen wurden ein „Schwarzes Brett“ für Bekanntmachungen und Einladungen sowie das umfangreiche Wiki-Modul entwickelt. Inzwischen steht auch ein HR-Modul zur Verfügung, in dem die Mitarbeitenden ihre eigene Personalakte einsehen, Änderungen mitteilen und die Zeiterfassung, Urlaubsanträge oder die Spesenabrechnungen im Rahmen von Workflows abwickeln können. Auch ein Workflow für Personalgespräche mit Bewertungsprofilen und Gehaltsvereinbarungen ist in GAPTEQ abgebildet.

In einem weiteren Modul kann die gesamte Belegschaft Informationen aus dem ERP-System Sage einsehen, z.B. den Auftragseingang, Rechnungen oder Kunden- und Lieferanteninformationen. Auch die Preisliste zu den rund 20.000 Artikeln der HOLZMANUFAKTUR wird in GAPTEQ gepflegt und kann dort kommentiert werden. Im Produktionsbereich werden Rüstpläne für die Bestückung der CNC-Maschinen und künftig auch die zugehörigen Wartungspläne geführt. Im Bereich Finanzen sind u.a. das komplette Anlagevermögen und die BWA bis auf die Ebene der einzelnen Profitcenter und Vertriebskanäle einsehbar. Weitere Sparten enthalten ein Archiv, eine Foto-Dokumentation, Geburtstage und Firmenjubiläen, Fortbildungs- und Zertifizierungszyklen sowie Verbesserungsvorschläge.

ERGEBNIS

GAPTEQ hat sich als zentrale Plattform für vielfältige Informationen, Diskussionsmöglichkeiten und strukturierte Prozesse etabliert. Das vorhandene CMS als Altsystem wird damit schrittweise abgelöst. Durch die einfache Bedienung war die neue Informationsdrehscheibe schnell im Arbeitsalltag integriert; GAPTEQ wird heute von allen Mitarbeitenden fast täglich genutzt. Bernd Lauer schätzt dabei die hohe Stabilität der Software: „GAPTEQ ist flexibel, robust und einfach skalierbar. Wir werden unsere Applikation stetig weiterentwickeln.“

Mithilfe des standardisierten GAPTEQ-Templates können neue Anwendungen bei der HOLZMANUFAKTUR heute in wenigen Stunden realisiert werden. Die universell angelegten Workflows aller Applikationen werden dabei in einem zentralen Steuerungstool verwaltet. Durch die Standardisierung und zentrale Steuerung ist sichergestellt, dass bei flexibler Weiterentwicklung alle Strukturen und Inhalte konsistent bleiben und auf Dauer effizient gepflegt werden können.