GAPTEQ als universelles Toolset zur Digitalisierung von Prozessen

HERAUSFORDERUNG

Der Kundenstamm von Bärnreuther + Deuerlein umfasst 4.500 fast ausschließlich gewerbliche Kunden. Mit seinen 150 Mitarbeitenden produziert das 1933 gegründete und stetig gewachsene Familienunternehmen bereits in dritter Generation Wege- und Baumaterial aus Kalkstein bzw. Dolomit. Täglich werden davon 12.000 Tonnen abgebaut. Ebenfalls angeboten werden Gabionen für Schall-/Lärmschutz und Hangsicherung sowie das Entsorgen von Stein und Erde.

Ob steinernes Material im Waldwegebau der Bayerischen Staatsforsten oder Schotterbette im Bundesautobahnenbau: Wenn es um Großbaustellen oder generell den öffentlichen Sektor geht, sind meist unzählig viele auftragsbezogene Dokumente bereitzustellen. Bei Aufträgen der öffentlichen Hand müssen für fast jeden einzelnen Stein Prüfzeugnisse vorgelegt werden. So können für einen Auftrag mehrere Hunderte oder gar Tausende von Dokumenten wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Prüfzeugnisse erforderlich sein.

Die Distribution der täglich oft mehr als hundert Dokumente via E-Mail gestaltete sich bislang unkomfortabel und aufwändig, sowohl beim Versender als auch seitens des Empfängers. Der aufkommende Wunsch nach Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse führte zur Suche nach einer passenden Umsetzungslösung. Wichtigste Voraussetzung war das Zusammenspiel mit der selbstentwickelten ERP-Lösung, die auf Microsoft-Plattformen und -Technologien wie .NET, SQL-Server und Access basiert.

LÖSUNG

Über die Fachpresse auf GAPTEQ aufmerksam geworden, widmete sich IT-Leiter Markus Lang zunächst den im Web frei zugänglichen Demoprojekten und Testmöglichkeiten. Dabei kam er mit der Low-Code-Plattform mühelos und schnell zurecht: „Wenn du weißt, welche Daten du im Unternehmen visualisieren willst, ist GAPTEQ genau das richtige Werkzeug dafür.“ Es folgten der erste Kontakt zum Beratungsteam und bereits kurz darauf die Ideenfassung zur konkreten Umsetzung eines Kundenportal-Projekts.

Netto gerechnet zwei Monate dauerte die Entwicklung der Web-basierten Lösung bis zu ihrem ersten Einsatz Anfang 2020. Dies erfolgte weitestgehend selbstständig, auch wenn es zwischenzeitlich das eine oder andere Mal fachliche Unterstützung durch den GAPTEQ-Support gab.

Mittlerweile nutzen bereits 30 Kunden das neue, aus den Daten des SQL-Servers gespeiste Portal. Auf telefonisch übermittelte Projekt- und Produktanforderungen wird hier ihr Angebot inklusive sämtlicher Prüfzeugnisse bereitgestellt, aber u. a. auch Lieferscheine, Abrechnungen und Stundennachweise. Der Zugriff auf die auftrags- und baustellenbezogenen Dokumente erfolgt Web-basiert – zielgerichtet und ganz nach konkretem Bedarf.

Außerdem hat Bärnreuther + Deuerlein eine Web-Plattform im Einsatz, über die die Mitarbeitenden ihre Info-Schreiben, Urlaubsanträge und sonstige Dokumente herunterladen können. Die GAPTEQ-Anwendung ersetzt die bislang übliche Verteilung per E-Mail oder auf Papier.

Zu den weiteren GAPTEQ-Lösungen gehört eine Kombination aus Betriebsdatenerfassung (BDE) und Betriebstagebuch. Ehemals über Excel abgebildet, werden hierüber – der Vorgabe des Immissionsschutzgesetzes folgend – die Laufzeiten der Aufbereitungsanlagen in den fünf Steinbrüchen dokumentiert. Den Misch- und Wiegemeistern steht dafür an den verteilten Standorten eine einheitliche Webseite mit zentraler Datenbasis zur Verfügung. Integriert wurde zudem ein Wartungstagebuch für Inspektion und Überwachung der technischen Anlagen.

Darüber hinaus entstanden kleinere interne Anwendungen wie eine Soft- und Hardware-Inventarisierung für die zehn Server, 60 Rechner und 40 Smartphones des Unternehmens inklusive ihrer Programme. Als sehr nützlich erwies sich etwa auch ein dynamisches GAPTEQ-Adressformular, das auf einer Jobmeile bei der Nachwuchsgewinnung zum Einsatz kam.

ERGEBNIS

Das erklärte Ziel wurde erreicht: Bärnreuther + Deuerlein hat seinen Endkunden den bedarfsgerechten und komfortablen Zugriff auf ihre Baustellen- und auftragsbezogene Dokumente ermöglicht. Die Vereinfachung des gesamten Beleglaufs erhöht den Customer Benefit und bringt kundenbindende Effekte mit sich. Gleichzeitig automatisiert das Kundenportal die internen Prozesse und erhöht ganz generell den Digitalisierungsgrad des Unternehmens.

Eine deutliche Vereinfachung der bestehenden Prozesse und große Zeitersparnis haben auch mehre interne Anwendungen bewirkt wie Personalportal und BDE/ Betriebstagebuch. IT-Leiter Markus Lang ist längst auf den Geschmack gekommen und will GAPTEQ auch weiterhin als „verlängerte Werkbank für den Microsoft SQL-Servers“ nutzen. Die Einsatz-Szenarien schließlich nennt er grenzenlos. Die intuitive Bedienbarkeit beförderten zudem den explorativen Umgang mit der Low-Code-Plattform.