KÖSTER Gruppe ersetzt Excel-Lösungen durch GAPTEQ

HIGHLIGHTS

• Ablösung von Excel-Tabellen in allen Unternehmensbereichen
• Qualitätsmanagementsystem in der Fachabteilung entwickelt und betreut
• Bedarfsgerechter Aufbau weiterer Applikationen
• Schnelle, einfache Umsetzung neuer Web-Anwendungen
• Intuitive Bedienung, kein Schulungsaufwand für Fachanwender
• Schrittweise Digitalisierung unterschiedlichster Prozesse
• Flexible Abbildung unternehmensspezifischer Anforderungen

HERAUSFORDERUNG

Seit ihrer Gründung 1982 hat sich die KÖSTER BAUCHEMIE AG auf die Entwicklung und Herstellung von qualitativ hochwertigen Abdichtungssystemen spezialisiert. Heute ist KÖSTER eine Gruppe von 16 Unternehmen mit weltweiten Aktivitäten in über 70 Ländern.

Die interne IT-Abteilung treibt die Digitalisierung der Unternehmensgruppe voran. Einer der wichtigsten Ansatzpunkte ist dabei die Ablösung zahlreicher Excel-Tabellen. Als der Fachbereich Qualitätssicherung mit einer entsprechenden Anfrage an den IT-Bereich herantrat, hatte dieser bereits die passende IT-Lösung für ein neues Qualitätsmanagementsystem (QMS) vor Augen: Hendrik Evertz, IT-Administrator bei KÖSTER, hatte schon bei seiner vorigen Arbeitsstelle mit der Cloud-basierten Software GAPTEQ gearbeitet. Eine einfach nutzbare Weboberfläche zur Dateneingabe, zum Datenabruf und zur Visualisierung von Datenbank-Inhalten war aus seiner Sicht die beste Lösung für den Fachbereich.

LÖSUNG

Hendrik Evertz gab sein Know-how zum Tool direkt an den Fachbereich weiter: Eine kurze Einweisung einer QS-Mitarbeiterin im Umgang mit SQL-Datenbanken und der Low-Code-Plattform GAPTEQ reichte aus. Im Anschluss wurde das neue System problemlos selbst angelegt und in Betrieb genommen. Die erste Version entstand in Rekordgeschwindigkeit, wird seitdem vom Fachbereich eigenständig betreut und kontinuierlich nach seinen fachlichen Anforderungen weiterentwickelt. Die IT-Abteilung wird lediglich zum Support bei Fragen und Ausnahmefällen herangezogen.

Die Mitarbeitenden der QS, meist Chemiker, nutzen das QMS täglich, um beispielsweise Messwerte aus der Produktion einzutragen. Bei der Überschreitung von Grenzwerten warnt die Software mit einer visuellen Anzeige. In GAPTEQ sind entsprechende prozessgesteuerte Tests, Berechnungen und Analysen hinterlegt.

Im Anschluss an diesen ersten großen Erfolg setzte die IT-Abteilung weitere Module mit GAPTEQ um. Dazu gehören:

• Die Inventarisierung der IT-Hardware im Unternehmen
• Ein Retourenmanagementsystem zur Dokumentation reklamierter Waren im Wareneingang, mit automatischer E-Mail-Information an den Vertrieb.
• Ein Bestandsmanagement, das an Kunden ausgeliehene Geräte verwaltet, dessen Bestellprozess für Ersatzteile managed und abschließend einen Werkstattbericht zur Verfügung stellt.

ERGEBNIS

Einen wesentlichen Vorteil von GAPTEQ sieht Hendrik Evertz in der schnellen Entwicklung neuer Anwendungen. Wo früher Excel die Standardlösung war, entstehen mit GAPTEQ ohne großen Projektaufwand individuelle Web-Applikationen auf Datenbank-Basis. Durch die einfache und kosteneffiziente Realisierung lohnt sich auch bei kleinen Anwendungen wie der IT-Inventarisierung der Umstieg von Excel auf GAPTEQ.

Bei KÖSTER werden so schrittweise Excel-Sheets oder andere Lösungen durch die Web-Plattform ersetzt. Initiativen und Ideen kommen sowohl von der IT-Abteilung als auch von den Fachabteilungen. Für Hendrik Evertz ist diese Vorgehensweise ein stringenter Weg in die Digitalisierung, der sich an den täglichen Anforderungen im Unternehmen orientiert.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Verbreitung im Unternehmen ist auch die intuitive Bedienung der Software. Die GAPTEQ-Umgebung wird von den Anwendenden gut angenommen. Schulungen sind nicht nötig. Die Steuerung von Prozessen oder Kalkulationen laufen im Hintergrund und werden von der IT verwaltet. Wie das Beispiel des QMS zeigt, können aber auch komplexere Applikationen komplett in die Hand der Fachabteilung gelegt werden. KÖSTER hat damit ein flexibles Werkzeug, um die Digitalisierung in flexibler Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen im eigenen Tempo voranzubringen.