AUGUSTINUM NUTZT GAPTEQ ZUR COMPLIANCE-KONFORMEN VERWALTUNG VON MITARBEITERWOHNUNGEN

Individuelle Lösung zur steuerlichen Bewertung von Wohnraum für die Mitarbeitenden.

Die gemeinnützige Augustinum Gruppe hat mit GAPTEQ ein individuelles Immobilienverwaltungssystem entwickelt. Die Compliance-konforme Lösung ermöglicht eine präzise und transparente steuerliche Bewertung von Wohnmöglichkeiten, die das Sozialunternehmen neuen Mitarbeitenden in der Nähe des Arbeitsplatzes zur Verfügung stellt.

HIGHLIGHTS

  • Individuelles System für die steuerliche Bewertung der Vermietung von Wohnraum an Mitarbeiter
  • Compliance-konform: hohe Datensicherheit, nachvollziehbare Berechnungen
  • Zentrale Ablage und Änderung von Daten in einer Datenbank
  • Einfacher Zugriff über anwenderfreundliche Weboberfläche
  • Hoher Standardisierungsgrad der Informationen
  • Ablösung von Excel-Tabellen: Keine Datensilos mehr, reduziertes Fehlerrisiko
  • Interne Betreuung und Weiterentwicklung der Low-Code-Plattform

HERAUSFORDERUNG

Das Augustinum ist ein unabhängiges und gemeinnütziges Sozialunternehmen mit drei Geschäftsbereichen: Leben im Alter, Pädagogische Einrichtungen und eine Fachklinik. Seit der Gründung im Jahr 1954 hat sich die Augustinum Gruppe zu einer Dienstleistungsgemeinschaft mit rund 5.500 Beschäftigten in etwa 40 Standorten in ganz Deutschland entwickelt.

Komplexe steuerliche Bewertung
Neuen Mitarbeitenden will das Augustinum bezahlbaren und arbeitsplatznahen Wohnraum zur Verfügung stellen. Eigene Wohnimmobilien wie die traditionellen „Schwesternwohnheime“ für das Pflegepersonal von Krankenhäusern besitzt die Unternehmensgruppe jedoch nicht. Die meisten Unterkünfte werden daher am freien Markt angemietet. Vergünstigter Wohnraum im Rahmen des Arbeitsverhältnisses ist dabei als geldwerter Vorteil auszuweisen und zu versteuern. Die Berechnung der Höhe und des zu zahlenden Abschlags an das Finanzamt obliegt dem Augustinum als Arbeitgeber selbst – und hier setzt die Schwierigkeit an:

Die Höhe des Steuerbetrags hängt von vielfältigen Rahmenbedingungen ab und fällt sehr unterschiedlich aus. Haupt-Faktoren sind die Person, für die ein Mietvertrag abgeschlossen wurde, das Anstellungsverhältnis, die Art der Wohnung und der Nutzungszeitraum. So gelten beispielsweise für unter 18-jährige andere Freibeträge als für volljährige Fachkräfte, und hinsichtlich der Wohnung sind u.a. Mietpreise pro Quadratmeter im Vergleich zum örtlichen Mietspiegel, die Wohnart als Zimmer in einer WG oder in einem eigenen Appartement sowie weitere Faktoren anzusetzen.

Hohe Datensicherheit gefordert
Die komplexen Vorgaben und Berechnungen wurden zunächst in Excel-Tabellen gepflegt. Mit der wachsenden Anzahl an Mietverhältnissen stieß diese Lösung jedoch an ihre Grenzen. Es fehlte an Transparenz und an einem zentralen Ablageort für Detailinformationen. Vor allem war jedoch die Daten- und Prozesssicherheit, die das sensible Steuerthema erfordert, nicht zufriedenstellend gewährleistet. Das Fehlerrisiko durch manuelle Eingaben, versehentliches Löschen von Formeln und Daten oder Tippfehler, die dann kaum noch aufzuspüren sind, war zu hoch.

Nach der Ansiedlung der Wohnungsverwaltung in einem zentralen Team sollte daher die Datenhaltung von Excel in eine Datenbank verlagert werden. Die etablierten Immobilienverwaltungssysteme erwiesen sich jedoch als überdimensioniert und fachlich ungeeignet: Statt dem üblichen Fokus auf der vertrieblichen Sicht, den Margen oder dem Gebäudeunterhalt liegt der Schwerpunkt bei der Augustinum Gruppe auf der Compliance. Beim nicht gewinnorientierten Immobilienmanagement des Sozialträgers geht es vornehmlich um die präzise steuerliche Bewertung des Wohnraums für rund 450 Mitarbeitende.

LÖSUNG

Die Umsetzung der Stammdatenpflege mit GAPTEQ war die Aufgabe eines dualen Studenten, der nur Basis-Programmiererfahrung mitbrachte. Innerhalb weniger Stunden war diese Anwendung fertig und betriebsbereit.

Aufgrund dieses erfolgreichen Einstiegs stellten die Controller im weiteren Verlauf die komplette Investitionsplanung des Fachbereichs von Excel auf GAPTEQ um. Auch diese umfassende Lösung konnte der Student eigenständig in kurzer Zeit aufsetzen. Hilfreich waren dabei die gute Dokumentation und verfügbaren Beispiele von GAPTEQ, und bei gelegentlichen Fragen konnte der Helpdesk des Herstellers schnell weiterhelfen.

Der Tipp für die passende Softwarelösung kam vom Data Warehouse-Team im eigenen Haus. Das BI-Team verwendet das Datenbank-Frontend GAPTEQ im Rahmen des Finanzcontrollings und empfahl die Low-Code-Plattform auch zur Realisierung einer individuellen Lösung für die Wohnungsverwaltung.

Mit der Unterstützung durch zwei Berater von QUNIS, der Schwesterfirma von GAPTEQ, hat der zuständige Fachbereich mit der Cloud-Software eine Webapplikation für die Wohnkostenkontrolle auf der Basis einer Microsoft SQL Datenbank aufgebaut.

Schrittweise Umsetzung der Use Cases
Durch die unterschiedlich gelagerten Einzelfälle war eine übergreifende fachliche Konzeption oder Prozessbeschreibung im Vorfeld kaum möglich. Die Entwicklung erfolgte stattdessen anhand der einzelnen Use Cases parallel zur steuerlichen Abklärung. Als Grundlage hat das Projektteam bundesweit Fälle gesammelt, Zweifelsfälle mit dem Steuerberater besprochen und die jeweilige Einordnung in der GAPTEQ-Anwendung dokumentiert und abgebildet. Für die Anlage der Fälle wurden in GAPTEQ Formulare mit Auswahllisten definiert, die nun für die einheitliche Dateneingabe und ein standardisiertes Vorgehen sorgen.

Die fachlich anspruchsvolle Systemlösung stand innerhalb weniger Monate bereit und hat die vorigen Excel-Sheets inzwischen komplett ersetzt. Derzeit wird die Datenbank noch mit Informationen aus dem Personalsystem und mit weiterführenden Informationen befüllt.

ERGEBNIS

Mit der GAPTEQ-Lösung kann das Augustinum nun eine exakte und nachvollziehbare Bewertung der Mietverhältnisse auf Basis standardisierter Informationen vornehmen und ist zudem jederzeit auskunftsfähig gegenüber dem Finanzamt. Alle Rahmenbedingungen zur steuerlichen Bewertung sind korrekt und einfach verfügbar in der Datenbank abgelegt, und neue Fälle werden strukturiert in Formularen angelegt.

Standardisierte Informationen und Prozesse
Die Zuverlässigkeit, die Transparenz und die Datensicherheit der Wohnungsverwaltung sind erheblich gestiegen. Auch Änderungen, wie z.B. die Beendigung eines Ausbildungsverhältnisses, ein aktualisierter Mietspiegel oder neue steuerliche Regelungen lassen sich in der Datenbank einfach zentral anpassen.

Optimierte Zusammenarbeit
Ein weiterer Vorteil ist die anwenderfreundliche Weboberfläche, über die alle Beteiligten auf die Datenbank zugreifen können. Derzeit arbeiten fünf Personen im zuständigen Team mit dem System. Zukünftig sollen auch Abteilungsleiter oder sonstige Entscheider in allen Standorten selbst nachschauen können, welche Wohnungen beispielsweise zu welchen Kosten für ihren Bereich zur Verfügung stehen.

Flexible interne Weiterentwicklung
Wichtig für den Fachbereich ist, dass er seine GAPTEQ-Applikation künftig eigenständig weiterentwickeln und nach Bedarf anpassen kann. Das Augustinum nutzt die flexible Standardsoftware derzeit in der Immobilienverwaltung und im Finanzcontrolling – weitere Anwendungen als komfortables Frontend für SQL-Datenbanken sind in der gesamten Unternehmensgruppe denkbar.

GAPTEQ GEWÄHRLEISTET DIE FÜR STEUERLICHE AUSWERTUNGEN NÖTIGE DATENSICHERHEIT UND TRANSPARENZ, DIE WIR MIT EXCEL-SHEETS NUR SCHWER ERREICHEN KONNTEN.

DIE BERATER VON QUNIS HABEN DIE RICHTIGEN FRAGEN GESTELLT UND DAS PROJEKT MIT HOHEM ENGAGEMENT UND IHRER KOMPETENZ AUCH INHALTLICH VORANGEBRACHT.

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