Personen zu einem Unternehmen einladen

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Fügen Sie weitere Personen mit unterschiedlichen Rechten zu Ihrem GAPTEQ-Team hinzu

Über Ihren Account am GAPTEQ-Portal haben Sie die Möglichkeit, Personen zu einem Unternehmen einzuladen und mit unterschiedlichen Berechtigungen zu belegen.

So können Sie beispielsweise Kollegen in einem Unternehmensaccount zusammenziehen, Mitarbeiter aus der Buchhaltung als reine Rechnungsempfänger hinterlegen oder einen Partner, der Sie bei Aufbau und Betreuung Ihrer GAPTEQ-Applikation unterstützt, in den administrativen Informationsfluss mit einbeziehen.

 

SO GEHT’S SCHRITT FÜR SCHRITT

1. Am GAPTEQ-Portal anmelden und Unternehmen auswählen

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten am GAPTEQ-Portal an und wählen Sie Ihr Unternehmen aus.
Klicken Sie in der Navigation auf „Team“.

Es erscheint eine Liste aller Team-Mitglieder, die bereits dem Unternehmen zugeordnet sind. Ebenso sehen Sie, welche Rolle jedem Team-Mitglied zugeordnet ist.
Als Unternehmens-Administrator können Sie hier Team-Mitglieder entfernen (GAPTEQ-Konto des Users wird nicht gelöscht, es wird nur die Zuordnung zum Unternehmen entfernt), Rollen und Benachrichtigungs-Einstellungen für ein Team-Mitglied ändern oder ein Team-Mitglied einladen.

2. Neue Personen einladen und Rechte vergeben

Klicken Sie auf den Button „Team-Mitglied einladen“.
Geben Sie E-Mail-Adresse und die erforderlichen Daten ein und klicken Sie auf „Weiter“.
Wählen Sie unter „Rollen“, welche Rechte Sie der eingeladenen Person geben möchten.
Zur Auswahl stehen:

  • Unternehmens-Administrator
  • Lizensierungsaufgaben
  • Unternehmensdaten ändern

Legen Sie im nächsten Schritt unter „Benachrichtigungen“ fest, ob die eingeladene Person automatisiert per E-Mail über folgende Themen informiert werden soll:

  • GAPTEQ Servernachrichten empfangen (Benachrichtigungen von allen Servern in Abonnements, Informationen, Warnungen und Fehler)
  • GAPTEQ Lizenz- und Zahlungsnachrichten empfangen (Benachrichtigungen von allen Abonnements, Lizenzen, Rechnungen und Erinnerungen)

Der Empfang von E-Mails ist auch ohne die Wahl einer Rolle möglich.
So kann beispielsweise einen Ansprechpartner aus der Buchhaltung hinterlegt werden, um ausschließlich Informationen zu Rechnungen und Mahnungen zu empfangen.
Einen Rechnungsempfänger mit System-Mail-Adresse hinterlegen Sie direkt auf Ihrem eigenen Account.
Eine Einladung ist für 24 Stunden aktiv und verfällt, wenn sie nicht angenommen wurde.

3. Konto bestätigen

Die eingeladene Person wird per E-Mail informiert und muss durch Klick auf „Konto bestätigen“ die Einladung annehmen.
Durch den Klick bestätigt der Eingeladene am GAPTEQ-Portal die Zuordnung und Verknüpfung seines GAPTEQ-Benutzers (Kontos) zum entsprechenden Unternehmen (Anmeldung am GAPTEQ-Portal erforderlich).
Existiert für die eingeladene E-Mail-Adresse noch kein GAPTEQ-Benutzer (Konto) wird der Eingeladene aufgefordert seine Kontaktdaten zu vervollständigen und kann mit Klick auf „Bestätigen“ das entsprechende GAPTEQ-Konto erstellen.

Unser Tipp: Unternehmen, die eine BUSINESS-Lizenzierung halten raten wir mindestens zwei aktive Benutzer (Konten) in der Unternehmenszuordnung zu führen. So stellen Sie sicher, dass auch in Urlaubszeiten oder bei Ausscheiden eines Mitarbeiters alle relevanten Informationen den Weg zu Ihnen finden.

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