RECHNUNGSANSPRUCH MIT GAPTEQ TRANSPARENT IM BLICK

Datenbank-Anwendung zur Verwaltung von Ausgangsrechnungen.

Die auf Beratung für Business-Intelligence-Projekte spezialisierte Ceteris hat sich mit GAPTEQ eine integrierte Datenbank-Anwendung zur Verwaltung von Ausgangsrechnungen erstellt. Damit gehört die unübersichtliche Arbeit mit Excel der Vergangenheit an und das Unternehmen hat seinen Rechnungsanspruch jederzeit transparent im Blick.

HIGHLIGHTS

  • Einfache Verwaltung des Rechnungsausgangs
  • Darstellung des Eingabeformulars und Zusatzinformationen in einer Oberfläche
  • Neue Formulare auf Knopfdruck
  • Einfache Ergänzung von Datenbanklogik
  • Hohe Zeitersparnis bei der Arbeit mit dem Rechnungsbuch

HERAUSFORDERUNG

Oft arbeiten Unternehmen bei der Verwaltung des Rechnungseingangsbuchs noch mit einer selbst gestrickten Excel-Lösung oder Templates. Ceteris wollte hier eine pflegeleichtere, sichere und integrierte Lösung schaffen, die sie jederzeit selbstständig an neue Erfordernisse anpassen kann.

LÖSUNG

In der mit GAPTEQ realisierten Anwendung erfolgen die Eingaben wahlweise direkt oder über Auswahlen aus Drop-Down-Listen. Der Bildschirm ist zweigeteilt: Im oberen Teil werden die primär zu erfassenden Daten der Rechnungen in Listenform dargestellt, im unteren Teil finden sich weitere Details für den ausgewählten Datensatz in Form eines Formulars.

Zusätzlich können per Knopfdruck weitere Formulare geöffnet werden, etwa um fehlende Stammdaten zu ergänzen oder eine Gesamtliste aller Felder zu erhalten, die sich dann bei Bedarf z.B. nach Excel exportiert lassen. Die Logik zum Abruf der Inhalte der Drop-Down-Felder ist direkt in GAPTEQ definiert. Außerdem wurden bedingte Formatierungen für bestimmte Felder festgelegt. Die Logik zum Berechnen von beispielsweise Metadaten, neuen Rechnungsnummern, Brutto-Werten oder Daten zum Zahlungsverhalten wurde in einem speziellen Trigger direkt in der angebundenen SQL-Datenbank hinterlegt.

Wenn in der Anwendung in einem Datensatz das Feld <Storno> aktiviert wird, wird automatisch ein neuer Datensatz mit einer neuen Rechnungsnummer, den entsprechenden negativen Werten, sowie einer Bemerkung ‚(Storno von …)‘ angelegt. Die beiden Datensätze verweisen über das Feld <Stornobeleg> wechselseitig aufeinander. Die dazu erforderliche Logik wurde ebenfalls in diesem Trigger definiert.

ERGEBNIS

Der Aufbau der GAPTEQ-Anwendung ging nach einer kurzen Einarbeitung schnell und einfach. Das Ergebnis wurde von den Mitarbeitern nach einer kleinen Einweisung gerne angenommen und vereinfacht nun die gemeinsame Erfassung und Kontrolle der Ausgangsrechnungen bei Ceteris.

HOHE ZEITERSPARNIS BEI DER ARBEIT MIT DEM RECHNUNGSBUCH – MITARBEITER UND MANAGEMENT SIND VON DER GAPTEQ-LÖSUNG BEGEISTERT.

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