LAUFZETTEL-ANWENDUNG MIT GAPTEQ SCHNELL REALISIERT

Laufzettelformulare mit E-Mail-Freigabe.

The Coatinc Company, ein Unternehmen für die Oberflächenveredelung von Stahl und Metall mit Sitz in Siegen, hat mit GAPTEQ eine Anwendung zur Verwaltung von Laufzettelformularen und den dazugehörigen Workflow aufgebaut. Mitarbeiterinformationen durchlaufen damit automatisiert den Freigabeprozess. Alle betroffenen Abteilungen erhalten abschließend die Formulare zur Information und Erledigung.

HIGHLIGHTS

  • Integrierte Formularanwendung für Mitarbeiterinformationen
  • Automatisierter Workflow
  • Berechtigungs- und Freigabekonzept
  • Hohe Zeitersparnis
  • Überblick über herausgegebene Ressourcen, wie Laptop, Handy oder Dienstwagen

HERAUSFORDERUNG

Scheiden Unternehmensmitarbeiter aus oder werden neu eingestellt, bedeutet dies vor allem in großen Organisationen jedes Mal einen erheblichen Verwaltungsaufwand für diverse Abteilungen wie etwa den IT-Support (Accounts, Zugriffsrechte, Rechner, Smartphone etc.) oder die Allgemeine Verwaltung. Gerade beim Ausscheiden eines Mitarbeiters muss nachverfolgt werden können, was er beim Eintritt bekommen hatte (Handy, Laptop, Dienstwagen etc.). So auch bei The Coatinc Company. Um hier Abhilfe zu schaffen und effizienter arbeiten zu können, suchte das Unternehmen nach einer einfachen Lösung.

LÖSUNG

Die mit GAPTEQ erstellte Laufzettel-Anwendung bietet eine Formularoberfläche, in die je nach Berechtigung ein Abteilungsleiter oder Sachbearbeiter die Mitarbeiterinformationen eingeben bzw. ändern kann. Anschließend werden die Daten automatisiert per E-Mail zur Freigabe an den Vorgesetzten weitergeleitet. Stimmt dieser zu, wird das Formular an alle betroffenen Abteilungen zur Information und Erledigung ebenfalls automatisch zugestellt.

ERGEBNIS

Durch die Laufzettel-Anwendung konnte The Coatinc Company einen bislang aufwändigen Workflow standardisieren und beschleunigen. Unklare Zuständigkeiten, fehlende Mitarbeiterinformationen und lange Informationswege konnten beseitigt werden. Abteilungen wie IT, Kommunikation und Fuhrpark haben nun ein zentrales Informationssystem über die Dinge, die an die Mitarbeiter herausgegeben wurden.

DIE DIGITALISIERUNG DES MITARBEITER-LAUFZETTELS WAR MIT GAPTEQ SCHNELL REALISIERT.

 IT, KOMMUNIKATION UND FUHRPARKMANAGEMENT HABEN MIT GAPTEQ EINEN GUTEN ÜBERBLICK ÜBER DEN RESSOURCEN-BEDARF NEUER MITARBEITER SOWIE ÜBER FREI WERDENDE BZW. ZURÜCKZUFORDERNDE RESSOURCEN SCHEIDENDER MITARBEITER.

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