Laufzettel-Anwendung mit GAPTEQ schnell realisiert

The Coatinc Company, ein Unternehmen für die Oberflächenveredelung von Stahl und Metall mit Sitz in Siegen, hat mit GAPTEQ eine Anwendung zur Verwaltung von Laufzettelformularen und den dazugehörigen Workflow aufgebaut. Mitarbeiterinformationen durchlaufen damit automatisiert den Freigabeprozess. Alle betroffenen Abteilungen erhalten abschließend die Formulare zur Information und Erledigung.

HERAUSFORDERUNG
Scheiden Unternehmensmitarbeiter aus oder werden neu eingestellt, bedeutet dies vor allem in großen Organisationen jedes Mal einen erheblichen Verwaltungsaufwand für diverse Abteilungen wie etwa den IT-Support (Accounts, Zugriffsrechte, Rechner, Smartphone etc.) oder die Allgemeine Verwaltung. Gerade beim Ausscheiden eines Mitarbeiters muss nachverfolgt werden können, was er beim Eintritt bekommen hatte (Handy, Laptop, Dienstwagen etc.). So auch bei The Coatinc Company. Um hier Abhilfe zu schaffen und effizienter arbeiten zu können, suchte das Unternehmen nach einer einfachen Lösung.

LÖSUNG
Die mit GAPTEQ erstellte Laufzettel-Anwendung bietet eine Formularoberfläche, in die je nach Berechtigung ein Abteilungsleiter oder Sachbearbeiter die Mitarbeiterinformationen eingeben bzw. ändern kann. Anschließend werden die Daten automatisiert per E-Mail zur Freigabe an den Vorgesetzten weitergeleitet. Stimmt dieser zu, wird das Formular an alle betroffenen Abteilungen zur Information und Erledigung ebenfalls automatisch zugestellt.

ERGEBNIS
Durch die Laufzettel-Anwendung konnte The Coatinc Company einen bislang aufwändigen Workflow standardisieren und beschleunigen. Unklare Zuständigkeiten, fehlende Mitarbeiterinformationen und lange Informationswege konnten beseitigt werden. Abteilungen wie IT, Kommunikation und Fuhrpark haben nun ein zentrales Informationssystem über die Dinge, die an die Mitarbeiter herausgegeben wurden.

HIGHLIGHTS

  • Integrierte Formularanwendung für Mitarbeiterinformationen
  • Automatisierter Workflow
  • Berechtigungs- und Freigabekonzept
  • Hohe Zeitersparnis
  • Überblick über herausgegebene Ressourcen, wie Laptop, Handy oder Dienstwagen

 

Der Laufzettel wird digital: Mit GAPTEQ haben IT, Kommunikation und Fuhrparkmanagement einen schnellen Überblick über den Ressourcenbedarf neuer Mitarbeiter sowie über frei werdende bzw. zurückzufordernde Ressourcen scheidender Mitarbeiter.