GAPTEQ unterstützt innovatives Geschäftsmodell bei HeyScout

Plattform für Reverse-Recruiting-Anforderungen in kürzester Zeit realisiert, in der Cloud, mit modernem Datenmanagement, jederzeit weiter ausbaubar.

HeyScout ist ein junges HR-Tech-Unternehmen. Mit dem Jobfinder-Portal www.heyscout.de bietet das Startup ein völlig neues Konzept für die professionelle Personalvermittlung von Fachkräften und Handwerksbetrieben. Da etablierte HR-Tools das innovative Geschäftsmodell nicht unterstützen, hat HeyScout mit GAPTEQ in kurzer Zeit seine eigene Plattform für interne Prozesse entwickelt – intuitiv zu bedienen für die Mitarbeitenden, mit smartem Datenmanagement im Backend.

HIGHLIGHTS

  • Schneller Aufbau einer Plattform für interne Arbeitsprozesse
  • Flexible Lösung für Startup mit neuem Geschäftsmodell
  • Daten einsammeln, abgleichen und bearbeiten auf Basis von mySQL
  • Einfache Weboberfläche für HR-Fachanwender
  • Freigabe-Workflows sichern Compliance und Datenschutz
  • Cloud-Lösung für moderne Arbeitsorganisation
  • Eigenständige Entwicklung, unterstützt durch den GAPTEQ-Support
  • Schnell und kosteneffizient skalierbar
  • Prozesssteuerung und Rückschreiben von Informationen in einer durchgängigen Oberfläche

HERAUSFORDERUNG

HeyScout begleitet die Nutzer seines Portals mit professionellen HR-Dienstleistungen und sorgt damit für einen qualifizierten Bewerbungsprozess – so digital wie möglich und so persönlich wie nötig. Dieses Jobfinder-Konzept für Handwerker ist neu. Neu ist auch, dass HeyScout seinen Fokus nicht auf die eingehenden Stellenausschreibungen, sondern auf die Suchanfragen der Kandidaten legt. Ein solches Reverse Recruiting erfordert vollkommen andere Bearbeitungsprozesse als die in den üblichen HR-Tools vorgesehenen Abläufe. Auch eine von HeyScout bereits erworbene HR-Lösung ließ sich nicht entsprechend anpassen und war zudem zu kompliziert.

Die IT-Experten von HeyScout beschlossen daher, ihr individuelles HR-Tool mit der Low-Code-Plattform GATPEQ selbst zu entwickeln. GAPTEQ war im Unternehmen bereits bekannt. Als entscheidenden Vorteil der Software sahen die Projektverantwortlichen das schnelle Prototyping von Workflows und Datenströmen, das eine agile Entwicklung ermöglicht. Auch die intuitive Bedienung für die Mitarbeitenden war ein wichtiger Pluspunkt.

LÖSUNG

Das Projektteam hat mit GAPTEQ eine hoch verfügbare Lösung für seine moderne Organisation geschaffen. HeyScout arbeitet vornehmlich mit Cloud-Lösungen auf Basis verteilter Systeme in Rechenzentren. Im Hauptstandort München und im Home Office greifen die Mitarbeitenden nun über die GAPTEQ-Weboberfläche auf ihre tägliche Arbeitsumgebung zu. Als Basis für die Datenhaltung und Prozesssteuerung nutzt HeyScout eine mySQL-Datenbank. Die Entwicklung der internen Plattform haben die Experten von HeyScout selbst übernommen. Bei komplexeren Fragen konnte der GAPTEQ-Support immer schnell mit Ideen und Lösungen weiterhelfen. Folgende Aspekete bedient die Plattform:

Individuelle Geschäftsprozesse
Beim Kandidaten-zentrierten HR-Prozess geht es darum, die Skills und die Wünsche der Bewerber detailliert zu erfassen, um ein gezieltes Matching mit suchenden Unternehmen zu erreichen. Die im Portal eingegebenen Angaben der Kandidaten werden dazu in GAPTEQ übertragen und dort mit den Suchprofilen der Unternehmen, die im separaten Sales-System von HeyScout abgelegt sind, abgeglichen. Innerhalb von Sekunden erhält der Bewerber damit bereits passende Jobangebote gemäß seiner Präferenzen.

In GAPTEQ erfolgt dann auch die weitere Bearbeitung durch die professionellen Scouts. Je nach Stand des Prozesses weist der definierte Workflow den Recruiting Scouts und Sales Scouts Aktivitäten in ihrem Aufgabenbereich zu. Die nicht veränderbaren Aktivitäten werden über das differenzierte Rollen- und Rechtekonzept von GAPTEQ gesteuert. Dieses Rechtekonzept regelt beispielsweise, welche Daten die Mitarbeitenden sehen oder welche Scouts Kandidatenprofile löschen können.

Im HR-Bereich gelten dabei besonders hohe Datenschutz-Standards. Die Portalnutzer müssen der Speicherung ihrer persönlichen Daten explizit zustimmen. Falls diese Einwilligung nicht vorliegt, sind im internen Workflow keine weiteren Aktivitäten freigeschaltet, d.h. eine weitere Bearbeitung ist nicht möglich. Der zuständige Scout kann dann per Button eine automatische E-Mail an den Kandidaten generieren, der wiederum mit seiner durch Links geführten Bestätigung den entsprechenden Bearbeitungsprozess in GAPTEQ anstößt.

Automatisches Datenmanagement
Neben der Prozessunterstützung nutzt HeyScout GAPTEQ auch als interne Datendrehscheibe, zur Datensammlung, zum Abgleich und zur Auswertung von Daten aus verschiedenen Systemen und zur Übergabe an weiterführende Systeme. Für den Überblick wurden in GAPTEQ bereits ein Admin-Bereich mit Wertetabellen und Stammdaten sowie ein Management-Dashboard mit steuerungsrelevanten Kennzahlen abgebildet.

Das Dashboard wird schrittweise mit weiteren Daten, auch aus anderen Datenquellen, angereichert. Für den künftigen Ausbau ist angedacht, dass GAPTEQ ein spezialisiertes BI-Tool zur komplexen Analyse und Visualisierung größerer Datenmengen beliefert.

ERGEBNIS

HeyScout konnte seine modernen Arbeitsprozesse mit GAPTEQ sehr flexibel abbilden. Die definierten Workflows sind für die Mitarbeitenden intuitiv zu bedienen, so dass ein Training zur Systemnutzung nicht nötig war. Komplexe systemübergreifende Vorgänge, wie etwa die Datenfreigabe der Bewerber oder das Matching von Daten aus verschiedenen Systemen, laufen automatisch oder werden einfach per Mausklick aus der GAPTEQ-Oberfläche angestoßen.

Mit GAPTEQ ist das Startup-Unternehmen bestens auf schnelles Wachstum vorbereitet. Sowohl die Prozessebene als auch das Datenmanagement kann HeyScout mit der Webplattform auf Basis von SQL-Standarddatenbanken kurzfristig und kosteneffizient ausbauen. Mit wachsendem Datenvolumen könnte GAPTEQ künftig beispielsweise auch fortgeschrittene KI-Module beliefern, um so das Matching von Kandidaten und Unternehmen oder die gezielte Kundenansprache der Sales Scouts noch weiter zu optimieren.

MIT GAPTEQ KÖNNEN WIR UNSERE INDIVIDUELLEN WORLFLOWS UND DATENSTRÖME SEHR SCHNELL UMSETZEN UND DIREKT ALS PROTOTYP TESTEN.

ZUDEM KÖNNEN WIR UNSERE KOSTENEFFIZIENTE LÖSUNG JEDERZEIT AUF BASIS VON SQL-STANDARD-DATENBANKEN WEITER AUSBAUEN UND SIND SO FLEXIBEL UND UNABHÄNGIG.

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