Augustinum nutzt GAPTEQ zur Compliance-konformen Verwaltung von Mitarbeiterwohnungen
Individuelle Lösung zur steuerlichen Bewertung von Wohnraum für die Mitarbeitenden.
Der Kunde
Als unabhängiges und gemeinnütziges Sozialunternehmen mit den Geschäftsbereichen Leben im Alter, Pädagogische Einrichtungen und einer Fachklinik beschäftigt das Augustinum rund 5.500 Beschäftigte an 40 Standorten in Deutschland.
Das Projekt
Steuerliche Bewertung von Wohnraum für Mitarbeitende.
Herausforderung
Neuen Mitarbeitenden will das Augustinum bezahlbaren und arbeitsplatznahen Wohnraum zur Verfügung stellen. Eigene Wohnimmobilien wie die traditionellen „Schwesternwohnheime“ für das Pflegepersonal von Krankenhäusern besitzt die Unternehmensgruppe jedoch nicht. Die meisten Unterkünfte werden daher am freien Markt angemietet. Vergünstigter Wohnraum im Rahmen des Arbeitsverhältnisses ist dabei als geldwerter Vorteil auszuweisen und zu versteuern.
Komplexe steuerliche Bewertung
Die Berechnung der Höhe und des zu zahlenden Abschlags an das Finanzamt obliegt dem Augustinum als Arbeitgeber selbst – und hier setzt die Schwierigkeit an:
Die Höhe des Steuerbetrags hängt von vielfältigen Rahmenbedingungen ab und fällt sehr unterschiedlich aus. Haupt-Faktoren sind die Person, für die ein Mietvertrag abgeschlossen wurde, das Anstellungsverhältnis, die Art der Wohnung und der Nutzungszeitraum. So gelten beispielsweise für unter 18-jährige andere Freibeträge als für volljährige Fachkräfte, und hinsichtlich der Wohnung sind u.a. Mietpreise pro Quadratmeter im Vergleich zum örtlichen Mietspiegel, die Wohnart als Zimmer in einer WG oder in einem eigenen Appartement sowie weitere Faktoren anzusetzen.
„GAPTEQ gewährleistet die für steuerliche Auswertungen nötige Datensicherheit und Transparenz, die wir mit Excel-Sheets nur schwer erreichen konnten.“
Wirtschaftsabteilung, Augustinum gemeinnützige GmbH
Hohe Datensicherheit gefordert
Die komplexen Vorgaben und Berechnungen wurden zunächst in Excel-Tabellen gepflegt. Mit der wachsenden Anzahl an Mietverhältnissen stieß diese Lösung jedoch an ihre Grenzen. Es fehlte an Transparenz und an einem zentralen Ablageort für Detailinformationen. Vor allem war jedoch die Daten- und Prozesssicherheit, die das sensible Steuerthema erfordert, nicht zufriedenstellend gewährleistet. Das Fehlerrisiko durch manuelle Eingaben, versehentliches Löschen von Formeln und Daten oder Tippfehler, die dann kaum noch aufzuspüren sind, war zu hoch.
Nach der Ansiedlung der Wohnungsverwaltung in einem zentralen Team sollte daher die Datenhaltung von Excel in eine Datenbank verlagert werden. Die etablierten Immobilienverwaltungssysteme erwiesen sich jedoch als überdimensioniert und fachlich ungeeignet: Statt dem üblichen Fokus auf der vertrieblichen Sicht, den Margen oder dem Gebäudeunterhalt liegt der Schwerpunkt bei der Augustinum Gruppe auf der Compliance. Beim nicht gewinnorientierten Immobilienmanagement des Sozialträgers geht es vornehmlich um die präzise steuerliche Bewertung des Wohnraums für rund 450 Mitarbeitende.
Lösung
Die Umsetzung der Stammdatenpflege mit GAPTEQ war die Aufgabe eines dualen Studenten, der nur Basis-Programmiererfahrung mitbrachte. Innerhalb weniger Stunden war diese Anwendung fertig und betriebsbereit.
Aufgrund dieses erfolgreichen Einstiegs stellten die Controller im weiteren Verlauf die komplette Investitionsplanung des Fachbereichs von Excel auf GAPTEQ um. Auch diese umfassende Lösung konnte der Student eigenständig in kurzer Zeit aufsetzen. Hilfreich waren dabei die gute Dokumentation und verfügbaren Beispiele von GAPTEQ, und bei gelegentlichen Fragen konnte der Helpdesk des Herstellers schnell weiterhelfen.
Der Tipp für die passende Softwarelösung kam vom Data Warehouse-Team im eigenen Haus. Das BI-Team verwendet das Datenbank-Frontend GAPTEQ im Rahmen des Finanzcontrollings und empfahl die Low-Code-Plattform auch zur Realisierung einer individuellen Lösung für die Wohnungsverwaltung.
Mit der Unterstützung durch zwei Berater von QUNIS, der Schwesterfirma von GAPTEQ, hat der zuständige Fachbereich mit der Cloud-Software eine Webapplikation für die Wohnkostenkontrolle auf der Basis einer Microsoft SQL Datenbank aufgebaut.
„Die Berater haben die richtigen Fragen gestellt und das Projekt mit hohem Engagement und ihrer Kompetenz auch inhaltlich vorangebracht.“
Wirtschaftsabteilung, Augustinum gemeinnützige GmbH
Schrittweise Umsetzung der Use Cases
Durch die unterschiedlich gelagerten Einzelfälle war eine übergreifende fachliche Konzeption oder Prozessbeschreibung im Vorfeld kaum möglich. Die Entwicklung erfolgte stattdessen anhand der einzelnen Use Cases parallel zur steuerlichen Abklärung. Als Grundlage hat das Projektteam bundesweit Fälle gesammelt, Zweifelsfälle mit dem Steuerberater besprochen und die jeweilige Einordnung in der GAPTEQ-Anwendung dokumentiert und abgebildet. Für die Anlage der Fälle wurden in GAPTEQ Formulare mit Auswahllisten definiert, die nun für die einheitliche Dateneingabe und ein standardisiertes Vorgehen sorgen.
Die fachlich anspruchsvolle Systemlösung stand innerhalb weniger Monate bereit und hat die vorigen Excel-Sheets inzwischen komplett ersetzt. Derzeit wird die Datenbank noch mit Informationen aus dem Personalsystem und mit weiterführenden Informationen befüllt.
Ergebnis
Mit der GAPTEQ-Lösung kann das Augustinum nun eine exakte und nachvollziehbare Bewertung der Mietverhältnisse auf Basis standardisierter Informationen vornehmen und ist zudem jederzeit auskunftsfähig gegenüber dem Finanzamt. Alle Rahmenbedingungen zur steuerlichen Bewertung sind korrekt und einfach verfügbar in der Datenbank abgelegt, und neue Fälle werden strukturiert in Formularen angelegt.
Standardisierte Informationen und Prozesse
Optimierte Zusammenarbeit
Flexible interne Weiterentwicklung
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