Effiziente Datenerhebungen zur Personalbedarfsermittlung im öffentlichen Sektor mit GAPTEQ

Das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen AIOS führt bei seinen Projekten für Bund und Länder umfangreiche Datenerhebungen mit GAPTEQ durch. Im Vergleich zu Excel-basierten Untersuchungen konnten damit die Projektlaufzeiten und -kosten erheblich reduziert und die Datenqualität erhöht werden.

HIGHLIGHTS

  • Kosteneffiziente End-to-End-Lösung für umfangreiche Datenerhebungen
  • Einfache und flexible Gestaltung von Web-Formularen
  • Projektzeit gegenüber Excel-Anwendungen auf die Hälfte reduziert
  • Datenqualität und Datensicherheit durch Automatisierung gesteigert
  • Workflow-Steuerung mit mehrstufigen Freigabeprozessen
  • Effiziente Administration und direkte Datenaggregation durch zentrale Datenbank
  • Schnelles Rollout für beliebige Nutzerszenarien
  • Einfaches Bedienung für Endnutzer
  • Schnelle Ermittlung von Trends, gezielt gesteuerte Analysen
  • Investitionssichere und einfach skalierbare Standardsoftware

 

HERAUSFORDERUNG
Ein Spezialgebiet von AIOS sind Organisationsuntersuchungen mit Personalbedarfsermittlungen für Einrichtungen von Bund und Ländern. In der Analysephase werden dazu umfangreiche Daten beim Mandanten erhoben, bei Projekten auf Bundesebene zum Teil mit mehreren Tausend Beteiligten. Manuell gestrickte Excel-Lösungen sind damit überfordert, und spezialisierte stationäre IT-Lösungen mit hohen Lizenzkosten überdimensioniert. AIOS benötigte daher ein smartes Projekttool, das die Datensammlung automatisch, strukturiert und kostengünstig unterstützt.

LÖSUNG
Mit der webfähigen Datenbankoberfläche GAPTEQ hat AIOS seine ideale Lösung gefunden. Das Beratungshaus hat damit eine standardisierte Anwendung für die Datenerfassung- und verwaltung entwickelt, die sehr schnell für beliebige Nutzerszenarien ausgerollt werden kann.

 

Für die Personalbedarfsermittlung in einer bundesweiten Einrichtung hat das Beratungshaus damit eine Formularanwendung aufgesetzt, auf die rund 4.000 Nutzer im Web zugreifen und ihre erforderlichen Daten eingeben können. Über den zugrundeliegenden Microsoft SQL Server werden Personalstammdaten aus Vorsystemen, Aufgabenbeschreibungen, Soll-Arbeitszeiten und sonstige Vorgaben in die Formulare eingespielt, und die dezentral erfassten Daten werden über hinterlegte Formeln in der SQL-Datenbank direkt aggregiert und berechnet. Die Erhebung und Abstimmung wird dabei über Workflows mit mehrstufigen Freigabeprozessen in GAPTEQ gesteuert.

 

Die Gestaltung der Eingabeformulare ist einfach und sehr flexibel, und auch die Endnutzer können ohne Schulung damit arbeiten. Durch das unkomplizierte Handling konnte AIOS die Applikation mit entsprechenden Anpassungen bereits zwei weiteren Mandanten mit jeweils rund 600 Mitarbeitern sehr schnell bereitstellen. Auch gesetzliche Änderungen, die im öffentlichen Sektor ständig zu berücksichtigen sind, kann AIOS einfach im System abbilden und seinen Mandanten damit jederzeit ihre fachlich korrekte Umgebung zur Verfügung stellen.

ERGEBNIS
Statt wie zuvor mit 4.000 einzelnen Excel-Sheets zu hantieren, Daten manuell zu übertragen, aufwändig zu plausibilisieren und lange auf Excel-Berechnungen zu warten, stehen die aggregierten Ergebnisse nun jederzeit aktuell zur Bearbeitung für die zuständige Fachabteilung von AIOS bereit. Bei längerfristig angelegten Datensammlungen können die AIOS-Berater so bereits frühzeitig Trends absehen und noch während der Analysephase auf fachliche Auffälligkeiten reagieren bzw. die Erfassung anpassen. Das spart erheblich Zeit und Kosten und sorgt für valide und zielgenaue Projektergebnisse.

 

Als kosteneffiziente Standardlösung im Verbund mit dem weit verbreiteten Microsoft SQL Server sieht AIOS Potenzial für viele weitere Entwicklungen. So ist das Projekttool bei einem Mandanten für Fortschreibungen der Ermittlungen bereits im Dauereinsatz. Auch für das Controlling in kleineren Einrichtungen wie KiTas, die gemäß Landeshaushaltsordnung regelmäßig unterjährig berichten müssen, ist der Einsatz durch überschaubare Kosten und einfache Anwendung interessant.

Mit GAPTEQ benötigen wir für unsere Organisationsuntersuchungen nur die Hälfte der Zeit, davon profitieren natürlich auch unsere Mandanten enorm.