Flexibles Dokumentenmanagement mit Low-Code | Einfach ohne Code

I: Typische Probleme klassischer Dokumentenverwaltung
II: Individualentwicklung vs. Low-Code
III: Low-Code für flexibles Dokumentenmanagement
IV: Die ideale Basis für Ihre Dokumentenverwaltung
V: So setzen Sie Ihr Dokumentenmanagement mit Low-Code auf
VI: Die wichtigsten Funktionen für Ihr Dokumentenmanagement
VII: Häufige Fragen

I: Typische Probleme klassischer Dokumentenverwaltung

Die typischen Probleme klassischer Dokumentenverwaltung

Viele Unternehmen verwalten wichtige Dokumente noch immer in Ordnerstrukturen, Netzlaufwerken oder Excel-Listen. Besonders bei der Verwaltung großer Mengen an Papierdokumenten entstehen zahlreiche Herausforderungen: Die Überführung von Dokumenten aus der Papierform in digitale Systeme ist oft aufwendig und fehleranfällig. Die manuelle Ablage und Archivierung von Dokumenten, etwa im Archiv, kostet viel Zeit und birgt ein hohes Fehlerrisiko. Hinzu kommt, dass die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sowie die Sicherstellung von Sicherheit und kontrolliertem Zugriff auf Dokumente eine große Herausforderung darstellen. Dadurch entstehen unstrukturierte Datenbestände, fehlende Transparenz und ein hoher Pflegeaufwand für Fachbereiche und IT.

Verstreute Dokumente

Dokumente liegen auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder lokalen Ordnern. Eine zentrale und strukturierte Ablage fehlt häufig. Dadurch wird das Auffinden von Dokumenten erschwert.

Manuelle Verwaltung von Metadaten

Informationen wie Laufzeiten, Verantwortliche oder Dokumenttypen werden oft in Excel oder Dateinamen gepflegt. Das führt zu Fehlern und Inkonsistenzen.

Manuelle Fristenkontrolle

Ablaufdaten von Zertifikaten oder Verträgen müssen manuell kontrolliert werden. Erinnerungen gehen verloren oder kommen zu spät.

Eingeschränkte Suche und Auswertung

Dokumente lassen sich meist nur über Ordner oder Dateinamen finden. Strukturierte Filter nach Mitarbeiter, Dokumenttyp oder Status fehlen.

Hoher Anpassungsaufwand

Neue Dokumenttypen, Felder oder Prozesse erfordern Änderungen an bestehenden Systemen oder zusätzliche Tools.

Fehlende Systemintegration

Dokumente stehen häufig isoliert neben HR-, ERP- oder Fachsystemen. Dadurch entstehen doppelte Pflegeaufwände und inkonsistente Datenstände.

Typische Probleme

Hoher Entwicklungsaufwand bei jeder Anpassung
Laufende Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung
Änderungen dauern lange und blockieren andere Projekte
Abhängigkeit von einzelnen Entwicklern oder externen Dienstleistern
Individuell gebaute Schnittstellen müssen dauerhaft gepflegt werden
Die Lösung wächst nicht automatisch mit neuen Anforderungen mit

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Wie lösen Unternehmen diese Probleme?

Viele Unternehmen versuchen, starre Standardlösungen durch eigene Entwicklungen zu umgehen. Individuelle Software kann zwar zunächst die gewünschten Anforderungen erfüllen, bleibt jedoch meist nur so lange stabil, wie sich die zugrunde liegenden Prozesse nicht verändern. Sobald neue Abläufe entstehen oder zusätzliche Systeme integriert werden müssen, steigt der technische Aufwand deutlich.

Low-Code bietet hier einen anderen Ansatz. Anwendungen lassen sich flexibel anpassen, ohne dass umfangreiche Entwicklungsprojekte notwendig werden. Änderungen an Strukturen, Feldern oder Prozessen können direkt umgesetzt werden. Dadurch lassen sich Anforderungen abbilden, an denen klassische Dokumentenlösungen oder schwer wartbare Individualentwicklungen häufig scheitern. Die typischen Grenzen vieler Standardtools entstehen schließlich genau dort, wo sie nur feste Abläufe unterstützen, statt sich an die tatsächlichen Prozesse eines Unternehmens anzupassen.

Individualentwicklung

Low-Code

Strukturierte Verwaltung von Dokumenten und Metadaten

Einsatzbereite Lösung in kurzer Zeit

Anpassungen ohne Programmier-Kenntnisse

Dokumenttypen und Felder flexibel erweitern

Datenhoheit im eigenen Unternehmen

Einfach skalierbar bei wachsenden Anforderungen

Mit einer Low-Code-basierten Dokumentenlösung lassen sich auch komplexere Abläufe übersichtlich abbilden. Die Vorteile eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) liegen klar auf der Hand: Sie steigern die Effizienz, sparen Zeit und Geld, und optimieren die Arbeitsabläufe bei der Dokumentenverwaltung. Durch die Nutzung eines DMS werden Prozesse effizienter gestaltet, was nicht nur Ressourcen schont, sondern auch Kosten reduziert. Änderungen an Prozessen oder Datenstrukturen können Sie selbst umsetzen, ohne neue Entwicklungsprojekte starten zu müssen.

So entsteht ein Dokumentenmanagement, das mit Ihren Anforderungen wächst und Dokumente nicht nur speichert, sondern strukturiert nutzbar macht.

Bei der Auswahl und Implementierung eines passenden Systems spielen Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsstandards und die spezifischen Anforderungen der Organisation eine zentrale Rolle. Verschiedene Anbieter und Produkte bieten Lösungen für unterschiedliche Branchen und Arbeitsabläufe. Ein DMS sorgt zudem für Versionierung, Revisionssicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei Aufbewahrung und Archivierung. Die Integration von Workflow-Management unterstützt kollaborative Arbeitsprozesse und fördert die produktive Zusammenarbeit im Unternehmen.

Testen Sie die Low-Code-Komponenten kostenfrei und gewinnen Sie einen realistischen Eindruck davon, wie GAPTEQ als Grundlage für eine flexible und wartbare Dokumentenlösung eingesetzt werden kann.

Schneller Start

Mit Low-Code setzen Sie Ihr Dokumentenmanagement in kurzer Zeit um. Dokumenttypen, Eingabefelder und Ablagestrukturen lassen sich direkt konfigurieren und an Ihre Anforderungen anpassen. Die Implementierung eines digitalen DMS führt dabei zu einer spürbaren Erleichterung der Arbeitsabläufe in Ihrer Organisation. So entsteht schnell eine Lösung, die zu Ihren Prozessen passt.

Flexibel anpassbar

Neue Dokumenttypen, zusätzliche Felder oder geänderte Abläufe lassen sich jederzeit erweitern. Anpassungen können direkt umgesetzt werden, ohne neue Entwicklungsprojekte starten oder bestehende Systeme aufwendig umbauen zu müssen.

Strukturierte Datenbasis

Dokumente werden gemeinsam mit den relevanten Informationen gespeichert. Laufzeiten, Verantwortliche, Dokumenttypen oder Status lassen sich eindeutig hinterlegen und bleiben dauerhaft strukturiert auswertbar.

Bessere Übersicht

Alle Dokumente sind zentral verfügbar und lassen sich gezielt durchsuchen. Filter nach Mitarbeitern, Dokumenttypen, Laufzeiten oder Status sorgen dafür, dass relevante Informationen schnell gefunden werden.

Leichte Integration

Dokumentenlösungen auf Low-Code-Basis lassen sich in bestehende Systemlandschaften einbinden. Verbindungen zu HR-, ERP- oder anderen Fachsystemen sorgen dafür, dass Dokumente und Daten nicht mehrfach gepflegt werden müssen.

“Mit GAPTEQ baue ich webfähige Datenbank-Oberflächen und Anwendungen schneller als mit allen anderen Möglichkeiten, die ich bisher gesehen habe!”

Matthias Storck, Vorstand Ceteris AG

„GAPTEQ ist ein Tool für den Fachbereich. Es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten.“

Albert Kremer, Planning & Reporting Systems Austrian Airlines AG

“Ich habe noch nie eine Software genutzt, bei der Support und Weiterentwicklung wirklich so großartig sind!”

Oliver Mayrer, Geschäftsführer MAYRER GmbH

„Die Entwicklung mit GAPTEQ hat uns inspiriert. Wir waren überrascht, wie schnell und einfach unsere Anforderungen damit zu lösen sind.“

Bernd Lauer, Geschäftsführender Gesellschafter HOLZMANUFAKTUR GmbH

Dokumentenstruktur und Felder definieren

Starten Sie mit einer Vorlage oder erstellen Sie Ihre eigene Dokumentenstruktur. Dokumenttypen, Eingabefelder und Pflichtinformationen lassen sich direkt konfigurieren. So entsteht eine strukturierte Grundlage für Zertifikate, Verträge oder andere Dokumente.

Dokumente erfassen und Prozesse abbilden

Speichern Sie Dokumente gemeinsam mit allen relevanten Informationen. Hinterlegen Sie Laufzeiten, Verantwortliche und Dokumenttypen eindeutig und finden, filtern und werten Sie Ihre Dokumente jederzeit gezielt aus.

Lösung bereitstellen und nutzen

Richten Sie Ihr Dokumentenmanagement in kurzer Zeit ein und nutzen Sie es direkt als Anwendung. Legen Sie Dokumente zentral ab, verwalten Sie diese übersichtlich und finden Sie sie jederzeit wieder. Passen Sie Strukturen und Felder auch später flexibel an.

“Mit GAPTEQ baue ich webfähige Datenbank-Oberflächen und Anwendungen schneller als mit allen anderen Möglichkeiten, die ich bisher gesehen habe!”

Matthias Storck, Vorstand Ceteris AG

„GAPTEQ ist ein Tool für den Fachbereich. Es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten.“

Albert Kremer, Planning & Reporting Systems Austrian Airlines AG

“Ich habe noch nie eine Software genutzt, bei der Support und Weiterentwicklung wirklich so großartig sind!”

Oliver Mayrer, Geschäftsführer MAYRER GmbH

„Die Entwicklung mit GAPTEQ hat uns inspiriert. Wir waren überrascht, wie schnell und einfach unsere Anforderungen damit zu lösen sind.“

Bernd Lauer, Geschäftsführender Gesellschafter HOLZMANUFAKTUR GmbH

Strukturierte Dokumentenablage

Speichern Sie Dokumente mit allen relevanten Informationen und filtern Sie diese anhand klar definierter Dokumenttypen, Verantwortlicher und Laufzeiten.

Flexible Verwaltung von Dokumenttypen

Ergänzen Sie jederzeit neue Dokumentarten wie Zertifikate, Verträge oder Schulungsnachweise. Erweitern Sie Felder und Strukturen ganz ohne Programmierung.

Metadaten statt Dateinamen

Speichern Sie Informationen strukturiert statt im Dateinamen und durchsuchen und werten Sie Ihre Dokumente jederzeit gezielt aus.

Zentrale Suche und Filter

Filtern Sie Dokumente nach Mitarbeitern, Dokumenttypen, Laufzeiten oder Status und greifen Sie sofort auf die relevanten Informationen zu.

Fristen und Laufzeiten im Blick

Ablaufdaten von Zertifikaten oder Verträgen können Sie zentral hinterlegen. Erinnerungen und Übersichten sorgen dafür, dass wichtige Fristen nicht übersehen werden.

Integration in bestehende Systeme

Dokumentenlösungen lassen sich mit HR-, ERP- oder anderen Fachsystemen verbinden. Dokumente und Daten müssen dadurch nicht mehrfach gepflegt werden.

Mit Low-Code können Sie eine erste funktionierende Dokumentenverwaltung bereits in kurzer Zeit aufsetzen. Dokumenttypen, Felder und Ablagestrukturen lassen sich direkt über die Oberfläche konfigurieren. Dadurch entsteht Schritt für Schritt eine Lösung, die exakt zu Ihren Dokumentprozessen passt.

Nein. Low-Code von GAPTEQ ist so konzipiert, dass Fachabteilungen und IT gemeinsam daran arbeiten können. Anpassungen an Dokumenttypen, Metadaten oder Ablagestrukturen erfolgen über die Oberfläche mithilfe vorhandener Komponenten und ohne Programmierkenntnisse.

Ja. Neue Dokumenttypen, zusätzliche Metadaten oder weitere Prozesse lassen sich jederzeit ergänzen. So wächst die Anwendung mit Ihren Anforderungen und kann Schritt für Schritt erweitert werden.

Dokumente und zugehörige Informationen bleiben vollständig unter Ihrer Kontrolle. Rollen und Berechtigungen sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen können. Gleichzeitig lassen sich bestehende Sicherheits- und Infrastrukturkonzepte Ihres Unternehmens integrieren.

Damit Sie schnell fit in GAPTEQ werden unterstützen wir Sie mit unserem Coaching- und Schulungsangebot.

Falls Sie wenig Zeit oder Ressourcen haben, Ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) selbst zu erstellen, können Sie die Umsetzung komplett in die Hände unserer GAPTEQ-Experten geben. Von einer sauberen Konzeption, über alle Masken, Formulare und Prozesse, bis hin zum Rollout in der für Sie passenden Infrastruktur – wir bieten Ihnen einen 360° Full Service nach Ihrem Bedarf und Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.

Dokumentenmanagement Software, mit der Sie Dokumente strukturieren und Prozesse per Low-Code steuern

Die typischen Probleme klassischer Dokumentenverwaltung

Verstreute Dokumente

Manuelle Verwaltung von Metadaten

Manuelle Fristenkontrolle

Eingeschränkte Suche und Auswertung

Hoher Anpassungsaufwand

Fehlende Systemintegration

Warum Sie mit Individualsoftware nicht weiterkommen

Typische Probleme

Wie lösen Unternehmen diese Probleme?

Individualentwicklung vs. Low-Code zur Dokumentenverwaltung

Low-Code für flexibles Dokumenten-management.

Darum ist Low-Code mit GAPTEQ die ideale Basis für Ihr Dokumentenmanagement