Genehmigungsprozesse: Software, die Ihre Freigaben transparent und steuerbar macht – mit Low-Code

Erstellen Sie individuelle Freigabeabläufe direkt als funktionale Anwendung und ohne Programmierung. Mit Low-Code von GAPTEQ bilden Sie Ihre Genehmigungslogik exakt so ab, wie Ihr Unternehmen sie braucht – flexibel, nachvollziehbar und vollständig automatisiert. Durch die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit Low-Code steigern Sie die Effizienz wichtiger Workflows, schonen wertvolle Ressourcen und optimieren Ihre Genehmigungsprozesse nachhaltig.

I: Typische Probleme bei Software für Genehmigungsprozesse
II: Individualentwicklung vs. Low-Code
III: Mit Low-Code werden Prozesse endlich übersichtlich
IV: Das kann die Low-Code-Plattform von GAPTEQ
V: So setzen Sie Ihre Genehmigungsprozesse mit Low-Code auf
VI: Die wichtigsten Funktionen für Ihre Genehmigungsprozesse
VII: Häufige Fragen

I: Typische Probleme bei Software für Genehmigungsprozesse

Typische Probleme bei Genehmigungsprozessen

In Unternehmen gibt es verschiedene Arten von Genehmigungsprozessen, die jeweils eine spezifische Reihenfolge der Freigabeschritte erfordern, um Effizienz und Standardisierung für alle Beteiligten sicherzustellen. Viele Unternehmen arbeiten jedoch noch mit E-Mail-Freigaben, statischen Excel-Formularen oder uneinheitlichen Tool-Landschaften. Sobald mehrere Abteilungen, Rollen oder Sonderfälle ins Spiel kommen, stößt Standardsoftware schnell an ihre Grenzen. Die Folge: fehlende Transparenz, hoher Administrationsaufwand und Prozesse, die mehr blockieren als helfen.

Starre Freigabeabläufe

Freigaben erfolgen über einfache, lineare Freigabeketten und laufen über unstrukturierte Kanäle ab. Das führt zu Medienbrüchen, fehlender Nachvollziehbarkeit und hoher Fehleranfälligkeit. Änderungen bei Rollen, Eskalationen oder Bedingungen lassen sich nur mit viel Aufwand oder gar nicht abbilden.

Schlechte Integration in ERP, HR oder Finance

Relevante Daten (Kostenstellen, Budgets, Projekte, Userrollen) stehen nicht zentral bereit oder müssen manuell gepflegt werden. Die Lösung hinkt hinter wachsenden Unternehmensstrukturen hinterher.

Lange Anpassungszyklen

Neue Genehmigungsstufen oder Regeln erfordern Vendor-Support, Change Requests oder komplexes Customizing. Jegliche Änderungen erfordern lange IT-Durchlaufzeiten, was Abteilungen ausbremst und zu viele Ressourcen einfordert.

Fehlende Revisionssicherheit

Entscheidungen sind aufgrund der unzureichenden Software-Lösung nicht eindeutig dokumentiert. Es fehlen vollständige Logs, Versionierungen und transparente Verantwortlichkeiten. Zudem werden häufig nicht alle relevanten Details revisionssicher dokumentiert.

Schattenprozesse in Abteilungen

Wenn das zentrale Tool nicht ausreicht, entstehen Quick-&-Dirty-Lösungen: Excel-Makros, PowerAutomate-Flows, Jira-Workflows. Governance-Risiken sind vorprogrammiert. Ineffiziente Genehmigungsprozesse erschweren zudem die Zusammenarbeit von Teams und führen zu Verzögerungen, insbesondere bei komplexen Abläufen.

Keine einheitliche Datenbasis

Informationen liegen in verschiedenen Versionierungen verteilt in Tools, Dateien oder Mailpostfächern. Ein zentrales, konsistentes Datenmodell fehlt – Fehlanzeige für Transparenz und Klarheit.

Typische Probleme

Hoher Entwicklungsaufwand bei jeder Anpassung
Laufende Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung
Änderungen dauern lange und blockieren andere Projekte
Abhängigkeit von einzelnen Entwicklern oder externen Dienstleistern
Individuell gebaute Schnittstellen müssen dauerhaft gepflegt werden
Die Lösung wächst nicht automatisch mit neuen Anforderungen mit

Jetzt Low-Code testen

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Wie lösen Unternehmen das Dilemma?

Viele Unternehmen flüchten sich in Eigenentwicklungen, weil ihnen klassische Standardsoftware zu unflexibel ist. Maßgeschneiderte Lösungen funktionieren jedoch meist nur so lange, wie Prozesse unverändert bleiben. Sobald sich Anforderungen verschieben, Schnittstellen dazukommen oder Abläufe angepasst werden müssen, steigt der Pflegeaufwand rapide. Die Software wächst dann nicht mit dem Geschäft mit, sondern wird zur Bremse.

Low-Code setzt genau dort an: Anwendungen lassen sich fortlaufend anpassen, ohne jedes Mal ein aufwendiges Entwicklungsprojekt zu starten. Änderungen bleiben machbar, weil sie in interner IT-Hand liegen und nicht in monatelange Release-Zyklen münden.

Individualentwicklung

Low-Code

Flexible Abbildung unterschiedlicher Genehmigungslogiken

Workflows per Regeln ohne Programmierung

Formulare & Eingaben einfach individuell anpassbar

Revisionssichere Protokollierung

Fertige Anwendung innerhalb weniger Tage

Einfach skalierbar

Die Kernaufgabe einer effizienten Software für Genehmigungsprozesse sollte sein, Produktivität, Effizienz und Entscheidungsfindung in Unternehmen maßgeblich zu begünstigen.

Genau hier zeigt sich die Stärke von Low-Code: Steuern Sie Ihre Freigaben einfach selbst mit Drag-&-Drop-Modulen, Regeln und Eingabemasken, die sich exakt so konfigurieren lassen, wie Ihr Unternehmen sie braucht – ohne Programmierung und ohne lange Wartezeiten.

Unterschiedliche Genehmigungsverfahren, wie sie für Ausgaben, Rechnungen oder Bestellungen benötigt werden, lassen sich mit Low-Code individuell und passgenau abbilden. Ob Einkaufsfreigaben, Urlaubsanträge, Budgetentscheidungen, IT-Provisioning oder projektbezogene Genehmigungen: Mit Low-Code bilden Sie selbst komplexe Abläufe transparent und unkompliziert ab. Anpassungen im Alltag setzen Sie sofort um, ohne externe Entwickler oder aufwendige IT-Projekte einzuplanen.

Testen Sie Low-Code-Workflows direkt – webbasiert und kostenfrei. Überzeugen Sie sich selbst davon, wie Genehmigungsprozesse mit GAPTEQ in Ihrer Umgebung funktionieren können.

Schneller Start

Mit Low-Code setzen Sie Ihre Genehmigungsprozesse in wenigen Tagen um und implementieren diese schnell und unkompliziert – ohne komplexe IT-Projekte, ohne tiefes Coding. Masken, Regeln und Workflows erstellen Sie per Drag & Drop und passen sie jederzeit selbst an. Das beschleunigt Abläufe und reduziert die Abhängigkeit von externen Entwicklern.

Flexibel anpassbar

Neue Freigabestufen? Neue Verantwortliche? Geänderte Compliance-Vorgaben? Mit Low-Code passen Sie Ihre Genehmigungsprozesse in Minuten an – ohne Vendor-Tickets, separates IT-Projekt und ohne lange Wartezeiten. Ihre Workflows wachsen einfach mit.

Effizientere Prozesse

Manuelle Prüfungen, verlorene E-Mails und unklare Zuständigkeiten gehören der Vergangenheit an. Low-Code sorgt für klare Prozesswege für automatisierte Genehmigungsprozesse und reduziert den Workload Ihres Teams, da weniger manuelle und fehleranfällige Arbeit entsteht. Profitieren Sie von vollautomatischen Validierungen und reibungslosen Übergaben zwischen Teams.

Höhere Transparenz

Wer muss was freigeben? Wo hängt ein Antrag? Welche Fristen drohen zu laufen? Low-Code schafft Echtzeit-Überblick über alle laufenden Genehmigungen – zentral, nachvollziehbar und vollständig auditfähig.

Leichte Integration

Verbinden Sie Ihre Low Code Anwendung mit bestehenden Systemen und greifen Sie auf existierende Daten zu. Integriert in Ihre Systemlandschaft fließen Daten automatisch weiter, ohne doppelte Datenhaltung oder Medienbrüche.

“Mit GAPTEQ baue ich webfähige Datenbank-Oberflächen und Anwendungen schneller als mit allen anderen Möglichkeiten, die ich bisher gesehen habe!”

Matthias Storck, Vorstand Ceteris AG

„GAPTEQ ist ein Tool für den Fachbereich. Es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten.“

Albert Kremer, Planning & Reporting Systems Austrian Airlines AG

“Ich habe noch nie eine Software genutzt, bei der Support und Weiterentwicklung wirklich so großartig sind!”

Oliver Mayrer, Geschäftsführer MAYRER GmbH

„Die Entwicklung mit GAPTEQ hat uns inspiriert. Wir waren überrascht, wie schnell und einfach unsere Anforderungen damit zu lösen sind.“

Bernd Lauer, Geschäftsführender Gesellschafter HOLZMANUFAKTUR GmbH

Datenmodell für Ihre Genehmigungsprozesse erstellen

Legen Sie fest, welche Daten Sie benötigen – typische Genehmigungsprozesse umfassen z. B. Einkaufsfreigaben oder Projektbudgets. Gestalten Sie Ihr Datenmodell nach Ihrem Bedarf und bilden damit die Grundlage Ihres individuellen Genehmigungsprozesses.

Eingabemasken gestalten und Prozesse abbilden

Felder, Masken, Rollen und Regeln passen Sie per Drag & Drop sofort an Ihre internen Abläufe an – ohne aufwendiges Coding und ohne externe Dienstleister. Ob einfache ein- oder mehrstufige Freigaben, Eskalationen, Budgetgrenzen oder Compliance-Prüfungen. Mit Low-Code modellieren Sie Ihren Genehmigungsprozess genau so, wie er im Unternehmen funktioniert.

Bereitstellen und überall nutzen

Sobald alles passt, stellen Sie Ihren Genehmigungsprozess als Web-Anwendung bereit. Mitarbeitende können ab sofort Anträge überall im Browser, per Smartphone, Tablet oder PC einreichen und freigeben. So entsteht ein Genehmigungstool, das sofort funktioniert, Transparenz schafft und alle Daten zentral sammelt.

“Mit GAPTEQ baue ich webfähige Datenbank-Oberflächen und Anwendungen schneller als mit allen anderen Möglichkeiten, die ich bisher gesehen habe!”

Matthias Storck, Vorstand Ceteris AG

„GAPTEQ ist ein Tool für den Fachbereich. Es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten.“

Albert Kremer, Planning & Reporting Systems Austrian Airlines AG

“Ich habe noch nie eine Software genutzt, bei der Support und Weiterentwicklung wirklich so großartig sind!”

Oliver Mayrer, Geschäftsführer MAYRER GmbH

„Die Entwicklung mit GAPTEQ hat uns inspiriert. Wir waren überrascht, wie schnell und einfach unsere Anforderungen damit zu lösen sind.“

Bernd Lauer, Geschäftsführender Gesellschafter HOLZMANUFAKTUR GmbH

Flexible Formular- und Antragserstellung

Erstellen Sie Antragsformulare für beliebige Prozesse – mit Feldern, Validierungen und Regeln genau so, wie Ihr Unternehmen sie benötigt. Ohne starre Vorgaben und jederzeit anpassbar.

Mehrstufige Freigaben & Rollenlogik

Definieren Sie beliebig viele Freigabestufen, Vertreterregeln und Verantwortlichkeiten. Die richtigen Personen werden dabei automatisch den jeweiligen Genehmigungsprozessen zugewiesen, sodass alle relevanten Entscheidungsträger eingebunden sind.

Automatische Regelwerke

Hinterlegen Sie Fristen, Abhängigkeiten oder Eskalationen flexibel als konfigurierbare Regeln. Das System sorgt selbstständig für Weiterleitungen, E-Mail-Erinnerungen und Dokumentation. Aufgaben im Genehmigungsprozess verteilt das System dabei automatisch und lässt sich jederzeit nachverfolgen.

Zentrale Übersicht über alle Anträge

Alle laufenden Vorgänge, Stati und Verantwortlichen im Blick – transparent, filterbar und in Echtzeit aktualisiert. Der aktuelle Status aller Anträge ist jederzeit einsehbar, sodass Optimierungspotenziale in den Genehmigungsprozessen schnell erkannt werden. Ideal für IT, Teamleitungen und Management.

Integration in bestehende Systeme

Binden Sie Genehmigungen nahtlos an bestehende Systeme an, z. B. für Urlaubsanträge, Einkaufsprozesse oder Budgetfreigaben. Daten werden automatisch übernommen oder zurückgespielt.

Audit- & Revisionssicherheit

Jede Änderung und jeder Schritt werden automatisch dokumentiert. Damit erfüllen Sie interne Compliance-Vorgaben ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

ERFOLGSSTORY

Informations-drehscheibe für alle Mitarbeiter

Die HOLZMANUFAKTUR setzt GAPTEQ ein, um Informationen, Prozesse und Daten an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Auf Basis der Low-Code-Plattform entsteht eine unternehmensweite Lösung für interne Kommunikation, strukturierte Workflows und den Zugriff auf relevante Systeme wie ERP oder HR – ohne klassischen Entwicklungsaufwand. Jetzt lesen!

Mit Low Code erstellen Sie Anwendungen für Genehmigungsprozesse deutlich schneller als mit einer Individualentwicklung. Je nach Komplexität entstehen erste Prototypen innerhalb von ein paar Stunden. Produktive Anwendungen lassen sich bereits in ein paar Tagen realisieren.

Ja. Sie gestalten Ihre Anwendung inkl. aller Regeln und Bedingungen im Drag & Drop Editor. Dafür ist kein Programmier-Know-How nötig. Für komplexe Anforderungen und mehrschichtige Workflows lässt sich die Applikation mit sog. "Power-Features" erweitern.

Jede Aktion wird automatisch protokolliert – inklusive Zeitstempel, Benutzer, alter und neuer Werte, Workflow-Schritt und notwendigen Kontextdaten. Die Manipulation von außen ist damit so gut wie ausgeschlossen.

Nein, das ist nicht notwendig. Die fertigen Standardmodule in Kombination mit dem Drag & Drop Editor ermöglicht die eigenständige Betreuung und Anpassung wenn sich Prozesse oder Anforderungen ändern.

Damit Sie schnell fit in GAPTEQ werden unterstützen wir Sie mit unserem Coaching- und Schulungsangebot.

Falls Sie wenig Zeit oder Ressourcen haben, Ihre Zeiterfassung selbst zu erstellen, können Sie die Umsetzung komplett in die Hände unserer GAPTEQ-Experten geben. Von einer sauberen Konzeption, über alle Masken, Formulare und Prozesse, bis hin zum Rollout in der für Sie passenden Infrastruktur – wir bieten Ihnen einen 360° Full Service nach Ihrem Bedarf und Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.

Genehmigungsprozesse: Software, die Ihre Freigaben transparent und steuerbar macht – mit Low-Code